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| Die Abteilung Dokumentation und
Publikationen ist der "Verlag" der Dialog Data. Es ist
für die Herstellung aller Schriftstücke zuständig, die für
einen größeren Personenkreis bestimmt, also an mehr als einen
Empfänger gerichtet sind. |
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vier Web Sites haben wir zwei eigene Zeitungen für unsere
Kunden und eine Unmenge von Dokumenten zu erstellen. |
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Zeitschriften
und Dokumente |
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Die Dokumentationsabteilung muss zwei
periodisch erscheinende Kundenzeitungen - die dd news
für Kunden und Interessenten und die dd info
für Anwender von Softwaresystemen der Dialog Data - sowie knapp
100 Dokumente - Produktbeschreibungen, Bedienungsanleitungen,
Dokumente der Qualitätssicherung und Organisation - mit einem
Umfang von etwa 3.500 Seiten betreuen. Wie jeder andere Verlag
auch kümmert sich die Dokumentationsabteilung mehr um Layout,
Graphiken und einheitliche Gestaltung der einzelnen Schriften,
während der Inhalt von den fachlich zuständigen Mitarbeitern
stammt. |
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Formulare
und Briefpapier |
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Daneben obliegt dieser Abteilung die
Entwicklung von Abbildungen und Graphiken sowie die Betreuung
aller Layoutaufgaben wie der Entwurf von Formularen oder die
Gestaltung des Firmenbriefpapiers. |
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Alle Dokumente werden vor ihrer
Freigabe ähnlich wie Softwareprodukte einer eingehenden Prüfung
nach einer im Organisationshandbuch der Dialog Data festgelegten
Checkliste unterzogen. |
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Die Prüfung umfasst unter anderem
eine inhaltliche Kontrolle, eine Rechtschreibprüfung, eine
Prüfung von Inhaltsverzeichnissen und Indexeintragungen sowie ein
Kontrolle der Nummerierung aller Abschnitte, Tabellen und
Abbildungen. |
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Jedes Dokument der Dialog Data wird
als Produkt behandelt, auf welches alle Verfahren des allgemeinen
Produktmanagements angewendet werden: Es sind Aufzeichnungen über
alle Inhaber von Dokumenten samt der Version des betreffenden
Dokuments zu führen. Bei Änderungen ist dafür zu sorgen, dass
einerseits alle Inhaber des betreffenden Dokuments die neue
Version erhalten und dass andererseits alle alten Versionen
eingezogen und vernichtet werden.. |
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Speicherung
aller Versionen |
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Eine wichtige Aufgabe der
Dokumentationsabteilung besteht - analog zur Softwareentwicklung -
darin, alle Änderungen an Dokumenten so aufzuzeichnen, dass alle
früheren Versionen abrufbar sind und jederzeit wiederhergestellt
werden können. Dazu steht dieser Abteilung ein leistungsfähiges
Softwaresystem zur Verfügung. |
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Aufzeichnung
der Änderungen |
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Wie bei Produkten werden auch bei
Dokumenten alle Änderungen aufgezeichnet. Es sind somit neben
allen früheren Versionen der Dokumente detaillierte
Aufzeichnungen über die einzelnen Änderungsmaßnahmen
verfügbar. |
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Datensicherung bei Dokumenten |
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Sicherung
gegen Verluste und Änderungen |
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Die von der Dokumentationsabteilung
betreuten Dokumente werden ausschließlich computergestützt
hergestellt und liegen in Form von Dateien vor. Dazu ist ein
Datensicherungssystem zu betreuen, das unbeabsichtigte
Datenverluste ausschließt und die Dateien so sichert, dass
irrtümliche Veränderungen freigegebener Dokumente nicht möglich
sind und alle jemals freigegebenen Versionen unveränderbar
abgespeichert sind. |
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Permanente
Sicherung auf CD |
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Die Datensicherung im Bereich der
Dokumente wird in Zusammenarbeit mit dem Rechenzentrum abgewickelt
und sieht einerseits eine tägliche Sicherung in 30 Generationen
und eine monatliche Sicherung in 12 Generationen vor. Zusätzlich
werden die Daten halbjährlich auf CD gesichert, wo die Bestände
nicht mehr modifiziert werden können. |
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Betreuung der Produktionseinrichtungen |
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Zur Herstellung der Dokumente wird
ein relativ umfangreiches technisches Equipment benötigt, das von
Druckern bis zu Bindegeräten reicht und ebenfalls von der
Dokumentationsabteilung zu verwalten ist. |
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Die Dokumentationsabteilung stellt
nicht nur die Dokumente und Handbücher her, sie muss auch dafür
sorgen, dass einerseits alle Inhaber solcher Unterlagen mit den
jeweils neuesten Versionen versorgt werden und andererseits alle
ungültigen Versionen der Dokumente aus dem Verkehr gezogen
werden. Dazu führt sie - analog zu den installierten Produkten -
computergestützt ein Verzeichnis aller Inhaber von Dokumenten
samt Versionsnummern und kann automatisch bei Freigabe einer neuen
Version die entsprechenden Unterlagen an die Inhaber weiterleiten. |
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Gestaltung
der Web-Seiten |
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Die Dokumentationsabteilung gestaltet
in Zusammenarbeit mit dem Kommunikationsmanagement und den
betroffenen Fachabteilungen die Seiteninhalte im Web-Service der
Dialog Data. Neben der allgemeinen Site dialogdata.com sind
dialogdata.net für Internetdienste, linuxoffice.at für Linux in Unternehmen und newstyle.at für
Schüler und Studenten
sowie dialogdata.info zur Kundenbetreuung mit kundenspezifischen
Informationen zu gestalten. |
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Aktualisierung
und Abgleich |
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Die Texte der Webseiten stehen wie
alle anderen Dokumente unter Versionskontrolle, müssen laufend
aktualisiert sowie mit den Inhalten der gedruckten Informationen
abgeglichen werden. |
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Das Unternehmen |
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Organisation |
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| Finanzmanagement |
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Unternehmen
