Aufbauorganisation und Leistungen
Informationsmanagement

Das Informationsmanagement beschränkt sich nicht darauf, die Daten der Buchhaltung oder der Warenwirtschaft in mehr oder weniger komprimierter Form darzustellen (womit manche Data Warehouse Systeme protzen), sondern muss sicherstellen, dass alle Formen von Information - Korrespondenz, Projektdokumente, Produktinformationen, Berichte, Fachliteratur - an allen Stellen im direkten Zugriff verfügbar sind, die derartige Informationen benötigen.		Informationen sind neben hochqualifiziertem Personal der wichtigste Produktionsfaktor in einem technologieorientierten Unternehmen.

Das Informationsmanagement muss einerseits die kaum mehr zu bewältigende Menge an im Unternehmen verfügbarer Information systematisch erfassen, verwalten und dort zur Verfügungen stellen, wo die Informationen gebraucht werden. Andererseits zwingt die technische Entwicklung zu völlig neuen Denkweisen: Die heutige Informations- und Kommunikationstechnik bricht mit alten Regeln der Organisation und erlaubt völlig neue Verfahren zur Wissensvermittlung:

• Informationen können gleichzeitig an beliebig vielen Orten genutzt werden
• Informationen können in Echtzeit und für alle Anwender sofort erkennbar aktualisiert werden
• Die Informationstechnik erlaubt effektive und effiziente Kontakte zu Kunden und Interessenten, die weit über die Information auf dem Postweg hinausreichen
• Benötigte Informationen müssen nicht gesucht werden, sondern melden sich von selbst

Firmenweite Verfügbarkeit von Informationen	Das Knowledge Management befasst sich mit einem umfassenden, firmenweiten Informationssystem, versorgt die Kernprozesse im Unternehmen mit dem für die optimale Lösung einer Aufgabe benötigten Wissen und macht die bei der Bewältigung der einzelnen Vorhaben gewonnenen Erkenntnisse und Erfahrungen für alle zuständigen Stellen verfügbar. Wissen wird in unterschiedlichen Projekten gewonnen, ist auf verschiedene Mitarbeiter verteilt sowie in zahllosen untereinander meist inkompatiblen Formen gespeichert und muss im gesamten Unternehmen verfügbar sein.
Management von Wissen	Das individuelle Wissen muss somit in geplanter und definierter Form in allgemein verfügbares Wissen transformiert werden, was über vier zentrale Prozesse erfolgt: Erfassen des Wissens Klassifizierung des Wissens Verstehen des Wissens Verbreitung des Wissens Das Management dieser Prozesse ist Gegenstand des Knowledge Managements und eine zentrale Aufgabe der Abteilung für Informationsmanagement.

Wie immer systematische Identifikation

Um eine computergestützte Verwaltung zu ermöglichen, müssen alle Schriftstücke und Dokumente systematisch identifiziert und erfasst werden. Sämtliche Dokumente und Bücher aus der Fachbibliothek werden in Zusammenarbeit mit der Abteilung für Dokumentation und Publikationen katalogisiert und in einer Form angelegt, die ein einfaches Wiederauffinden erlaubt.

Interne Übermittlung von Informationen

Der interne Informationsfluss ist für eine ökonomische Organisation von zentraler Bedeutung. Hier ist ein effizientes Nachrichtensystem (Mail-Dienste) ebenso unverzichtbar wie der Zugriff auf alle verfügbaren Dokumente.

Individuelle Vermittlung von Informationen

Die externe Kommunikation mit Kunden und Interessenten unterscheidet sich prinzipiell nicht von der internen Kommunikation, wobei allerdings die technischen Möglichkeiten beim jeweiligen Gesprächspartner zu berücksichtigen sind. Einem Interessenten ohne Zugang zum Internet hilft das beste Informationssystem wenig.

Gedruckte Informationen	Die Bibliothek der Dialog Data umfasst derzeit etwa 1.500 Fachbücher, wobei der Bestand jährlich um etwa 100 Bände anwächst, was mit einem nicht unerheblichen Administrationsaufwand verbunden ist, der ebenfalls von der Dokumentationsabteilung bewältigt werden muss. Darüber hinaus sind auch die zahlreichen abonnierten Fachzeitschriften zu katalogisieren und auf wichtige Informationen zu prüfen.
Wo finden wir die benötigten Informationen?	Mit Fachbüchern, eigenen Dokumenten und Produktbeschreibungen verschiedenster Hersteller sind im Büro der Dialog Data insgesamt weit über zwei Millionen Seiten an gedruckten Informationen verfügbar. Dazu kommen Hunderte Gigabyte Dokumentation, die auf CD gespeichert sind.

Dokumente online	Eine wichtige Einrichtung zur Verteilung der Informationen ist ein Server, der mit den Techniken des Internet Informationen aus verschiedensten Quellen an alle Arbeitsplätze liefert.
Informationen für Kunden	Der Zugriff auf diesen Server ist mehrstufig gestaltet: Bestimmte Bereiche der Informationen sind nur unternehmensintern den Mitarbeitern zugänglich. Weitere Bereiche sind zwar öffentlich verfügbar, aber auf einzelne Benutzer beschränkt, um beispielsweise den Kunden die Daten der sie betreffenden Projekte zur Verfügung zu stellen, ohne dass andere Benutzer oder Kunden diese Daten einsehen können. Die dritte Stufe beinhaltet schließlich jenen Informationsbestand, der frei zugänglich im öffentlichen Netz angeboten wird.

Dialog Data im Internet	Die Internetpräsenz der Dialog Data verfolgt zwei Ziele. In Zusammenarbeit mit der Marketingabteilung soll das Angebot und die Leistungsfähigkeit des Unternehmens in geeigneter Weise präsentiert werden.
Web-Support für Anwender	Daneben wird das Internet zur Unterstützung der Anwender genützt, wozu das Informationsmanagement zusammen mit der Kundenbetreuung eigene Dienste mit auf Kunden beschränktem Zugriff einrichtet.

Das Unternehmen	Organisation	Dokumentation und Publikationen