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| In der Planungsabteilung sind
wesentliche Aufgabenbereiche der Unternehmensleitung
zusammengefasst, die hier im Detail ausgearbeitet und umgesetzt
werden. Diese Abteilung gestaltet die Betriebsorganisation,
wickelt alle Planungsaufgaben im Unternehmen ab und ist für das
Innovationsmanagement sowie das Risikomanagement zuständig.
Verschiedene Organisationsaufgaben werden allerdings auch von
anderen Abteilungen - etwa dem Informationsmanagement -
wahrgenommen. |
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die Entwicklung von Software oft Jahre dauert, produzieren
wir heute das, was wir in drei Jahren verkaufen wollen. |
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Stellen
und Anforderungen |
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Die Aufbauorganisation ist so zu
gestalten, dass fachlich eindeutig abgrenzbare Bereiche entstehen,
für die entsprechende Zuständigkeiten und Stellenanforderungen
festgelegt werden können. Entsprechend diesen Anforderungen wird
von der Personalabteilung die Qualifikation des Personals
überwacht und zusammen mit der Schulungsabteilung die Ausbildung
der Mitarbeiter gestaltet. |
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Ablauforganisation und Prozessmodellierung |
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Modellierung
der Prozesse |
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Alle betrieblichen Aufgaben werden in
strukturierter und möglichst standardisierter Form als Prozesse
modelliert. Alle Aufgaben und Abläufe im Unternehmen sind
entsprechend geplant und werden in der festgelegten Form erledigt. |
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Die meisten Aufträge werden in Form
von Projekten abgewickelt, die sich aus mehreren Aufgaben
beziehungsweise Prozessen zusammensetzen und durch eine eigene
Projektorganisation gesteuert werden. |
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Dokumentation
der Verfahren |
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Sämtliche organisatorischen Details,
alle Verfahren, Prozesse und Arbeitsanleitungen werden im
Organisationshandbuch der Dialog Data beschrieben. |
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Strategische Planung und
Innovationsmanagement |
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Die strategische Planung legt
mittelfristig bis langfristig die Entwicklung des Unternehmens
fest. Dabei ist die zu erwartende technische Entwicklung ebenso zu
berücksichtigen wie die Entwicklung der Marktanforderungen. Da
ein Großteil des Unternehmensaufwands in Innovationsprojekte
investiert wird, müssen die Neuentwicklung von Software und die
Einführung neuer Strategien langfristig geplant werden. |
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Während das Projektmanagement die
Durchführung der einzelnen konkret abzuwickelnden Projekte
überwacht, muss die Planungsabteilung ausgehend von der
strategischen Planung festlegen, welche Projekte wann und in
welcher Form in Angriff genommen werden sollen. |
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Die Planungsabteilung klärt
zunächst bei jedem Vorhaben nach dem Verfahren der
Auftragsprüfung, ob ein entsprechendes Projekt überhaupt
durchgeführt werden kann. Speziell im Bereich der Software gibt
es Hunderte Möglichkeiten zur Entwicklung neuer oder Erweiterung
bestehender Systeme, die unmöglich alle gleichzeitig in Angriff
genommen werden können. |
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Dokumentation
möglicher Projekte |
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Sämtliche möglichen Projekte werden
dokumentiert, bewertet und in der Reihenfolge ihrer Bedeutung
realisiert, sobald die dafür erforderlichen Voraussetzungen
gegeben sind. Die Planungsabteilung kann auch bereits laufenden
Projekte unterbrechen oder auf einen späteren Zeitpunkt
verschieben, wenn aktuelle Ereignisse die dort verfügbaren
Ressourcen beanspruchen. |
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Entscheidung
über Projekte |
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Projekte zeichnen sich dadurch aus,
dass zunächst einmal zu klären ist, ob das Projekt überhaupt in
Angriff genommen werden soll. Man muss sich also mit einem Projekt
befassen, noch bevor es also solches wirklich existiert. |
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Projektidee
und Projektziele |
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Die Planungsabteilung hat schon im
Rahmen des Projektportfolios die ersten Phasen der
Projektabwicklung zu erledigen: Es muss die Projektidee
festgehalten und das Projektziel definiert werden. In einer
Machbarkeitsstudie wird festgehalten, in welcher Form das Projekt
realisiert werden könnte und welche Ergebnisse die
Projektrealisierung zeigen wird. |
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Informationen
zu Projekten |
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Diese Basisinformationen sind im
Projektportfolio verfügbar und bilden die Grundlage für die
Entscheidung, welche Projekte in Angriff genommen werden sollen. |
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Interne Projektorganisation |
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Organisation
des Projekts |
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Wird ein Projekt in Angriff genommen,
richtet die Planungsabteilung zusammen mit dem Projektmanagement
die entsprechende Organisation ein: Das Projekt wird wie ein
eigenständiges Unternehmen mit eigenem Rechnungswesen betrieben,
das nach Abschluss des Projektes wieder aufgelöst wird. Das zur
Abwicklung der Aufgabe benötigte Fachpersonal wird von den
Fachabteilungen beigestellt, kann aber auch aus externe
Mitarbeiter umfassen, etwa wenn Personal des Kunden an der
Projektabwicklung beteiligt ist. |
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Übergabe
an das Management des Projekts |
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Wenn die Inangriffnahme eines
Projektes beschlossen und die dafür notwendige Infrastruktur
eingerichtet ist, wird die weitere Projektabwicklung an das
Projektmanagement übergeben. |
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Nach Abschluss eines Projekts erhält
die Planungsabteilung vom Projektleiter die
"Schlussbilanz" des Projekts mit sämtlichen
Projektunterlagen und einer Bewertung aller Projektmerkmale. Diese
Ergebnisse werden archiviert und dienen als Grundlage für
Verbesserungsmaßnahmen bei künftigen Projekten. |
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Die Planungsabteilung muss
projektübergreifend die Verfügbarkeit aller Ressourcen,
insbesondere natürlich des Personals, überwachen. |
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Allgemeines Risikomanagement |
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Analyse
und Bekämpfung von Gefahren |
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Während das Risikomanagement für
einzelne Projekte von der Auftragsprüfung sowie in weiterer Folge
dem Projektmanagement wahrgenommen wird, ist die Planungsabteilung
für die Beobachtung und Behandlung allgemeiner Risiken
zuständig. Alle bekannten Gefahrenquellen müssen laufend
beobachtet und die möglichen Schadenswirkungen minimiert werden. |
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Entsprechend sind Regelungen für
alle Arten von Ausnahmesituationen zu treffen. Zum Beispiel
müssen alle Vorkehrungen getroffen werden, die sicherstellen,
dass auch bei einer totalen Zerstörung des Büros durch ein Feuer
die Anwender uneingeschränkt betreut werden können. |
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Aufzeichnungen und Berichtswesen |
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Dokumentation
aller Vorgänge |
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Die Planungsabteilung muss in
Übereinstimmung mit der Qualitätssicherung einerseits dafür
sorgen, dass sämtliche Vorgänge im Unternehmen lückenlos und in
nachvollziehbarer Form aufgezeichnet werden, andererseits jedoch
sicherstellen, dass der damit verbundene administrative Aufwand in
vertretbarem Rahmen bleibt. |
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Analyse
der Aufzeichnungen |
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Die Gestaltung des Berichtswesens
umfasst auch die Auswertung der in den Aufzeichnungen
festgehaltenen Informationen sowie der daraus abgeleiteten
Analysen und Berichte. |
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Das Unternehmen |
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Organisation |
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| Rechtsabteilung |
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Unternehmen
