Auftragsvorbereitung

In der Auftragsvorbereitung wird geprüft, ob der Auftrag überhaupt abgewickelt werden kann.

Klärung der Anforderungen

Dabei werden zusammen mit dem Kunden die Anforderungen festgelegt. Das ist bei Software ein aufwendigeres Verfahren, als vielfach angenommen wird. Manche Anwender wünschen sich, dass Programme zunächst nach Ihren ungefähren Angaben entwickelt werden und dass Sie dann bei der Arbeit mit dem System feststellen können, was ihnen nicht gefällt und was sie vergessen haben. Dieses Verfahren führt meist zu gewaltigen Terminverschiebungen und zumindest für einen der Vertragspartnern zu wesentlich höheren Kosten, als beim Auftragsabschluss angenommen wurde.

Sie werden bestimmt keinen Tischler finden, der für Sie ohne nähere Angaben Möbel herstellt und diese bei Nichtgefallen wieder abtransportiert, um andere Möbel zu fertigen. Ein Tischler wird seine Arbeit erst beginnen, wenn bis ins letzte Detail alle Maße, das Holz und die Art der Verarbeitung festgelegt sind. Hat er die Möbel Ihren Angaben entsprechend hergestellt, wird er den vereinbarten Preis dafür verlangen unabhängig davon, ob Sie die Möbel benützen oder nicht.

Bei Software ist die Situation prinzipiell nicht anders, allerdings sind viele Auftraggeber keine Computerexperten und wollen sich die Mühe einer exakten Festlegung der Anforderungen ersparen. Oft werden sie in dieser Ansicht durch Anbieter bestärkt, die versichern, dass eine aufwändige Klärung der Anforderungen gar nicht nötig sei, weil ihre Software ohnehin alle benötigten Funktionen beherrsche. Wir behaupten das von unserer Software zwar auch, verzichten deshalb aber nicht auf eine exakte Festlegung der Anforderungen. Sonst kommt es möglicherweise zu Überraschungen, weil für einen Vertragspartner etwas so selbstverständlich ist, dass er gar nicht darüber spricht, während der andere Partner davon noch nie etwas gehört hat. Soll zum Beispiel das Lohnabrechnungssystem auch für ausländische Dienstnehmer verwendet werden, ist keineswegs garantiert, dass die Nettoabrechnung die dort benötigten Vorschriften für Steuern und Sozialversicherung beherrscht. Falls Sie eine Filiale in Italien betreiben und im Auftrag nicht vereinbart wurde, dass das Lohnsystem auch dort verwendbar sein muss, werden sicher ernste Schwierigkeiten auftreten.

Auftragsprüfung

Um solche Situationen zu vermeiden, besteht unsere Auftragsprüfung auf einer eindeutigen Festlegung aller Anforderungen. Bei Standardsoftware können wir Sie insofern entlasten, als wir zur den verfügbaren Programmen standardisierte Lastenhefte anbieten, die den Leistungen der Programme entsprechen. Diese Standardvereinbarungen sind zur Unterstützung für Sie gedacht, die Sie jedoch keinesfalls akzeptieren müssen, falls Sie beispielsweise annehmen, dass sie unvollständig oder für Ihre Zwecke nicht ausreichend sein könnten.

Bei der Neuentwicklung von Software können wir Ihnen diese Hilfe nicht geben, weil wir im voraus nicht wissen können, welche Leistungen die Software erbringen soll.

In jedem Fall muss beim Auftragsabschluss ganz eindeutig geklärt sein, wann wir die mit Ihnen vereinbarte Leistung erbracht haben. Das ist beispielsweise bestimmt nicht der Fall bei einer Formulierung der Art "wenn der Auftraggeber mit den Leistungen der Programme zufrieden ist".

Testdaten

Die einzige konkrete Möglichkeit zur Vereinbarung der Leistungen von Software besteht in der Festlegung von exakten Testdaten. Dabei wird (in Zahlen!) festgelegt, welche Werte in das System eingegeben werden und was das System damit produzieren soll. Die Softwareleistung gilt dann als erbracht, wenn die im Auftrag festgelegten Daten eingegeben werden und das System daraufhin die vereinbarten Reaktionen zeigt. Sie können Testdaten in beliebigem Umfang festlegen, müssen bei der Abnahme jedoch mit uns jeden einzelnen Testfall durchgehen. Das ist bei größeren Softwaresystemen bestimmt ein erheblicher Aufwand, allerdings ist die Entwicklung von umfangreicher Software auch nicht so einfach zu bewerkstelligen und zu überprüfen wie die Herstellung einer Wurstsemmel.

Erst anhand der Testdaten können wir abschätzen, mit welchem Aufwand die Softwarelieferung verbunden sein wird. Hier sehen wir sofort, dass Sie bei Ihren Mitarbeitern die Haarfarbe abspeichern wollen, was im Personalsystem standardmäßig nicht vorgesehen ist. In diesem Fall kann man noch rechtzeitig vor dem Vertragsabschluss klären, ob Sie eines der frei verwendbaren Datenfelder im Personalstamm dafür verwenden wollen und was das System mit der Haarfarbe produzieren soll. Die Eingabe allein bringt in der Regel noch nichts, vielleicht gibt es in Ihrem Unternehmen eine Haarfarbenzulage, die in den Anforderungen nirgends erwähnt wurde, oder Sie sind ein Werbeunternehmen, für welches die Haarfarbe der Models von entscheidender Bedeutung ist.

Kundenbetreuung

Kundenaufträge

Beschaffung der benötigten Systembestandteile

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