| Viele Unternehmen verfügen über eine riesige
Menge unterschiedlichster Informationen, deren Bewältigung ein
kaum lösbares Problem darstellt. Zum Beispiel verfügt die Dialog
Data über etwa 2.000 Fachbücher, Unmengen von Zeitschriften,
zahllose Produktinformationen verschiedenster Hersteller, etwa 500
eigene Handbücher, Produktinformationen und Bedienungsanleitungen
mit einem Umfang von knapp 15.000 Seiten sowie unzählige einzelne
Schriftstücke. Dazu kommen noch etwa 3.000 Webseiten in vier
Domänen. |
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| Diese Dokumente liegen in unterschiedlichster Form
als gebundene Bücher, Zeitschriften und Prospekte oder als
einzelne Blätter (Korrespondenz, Belege) vor. Abhängig von der
Art der Dokumente sind viele in Dateien mit den
unterschiedlichsten Formaten (Textverarbeitung,
Tabellenkalkulation, HTML) auf verschiedenen Server gespeichert,
während andere (Bücher, Schriftstücke von Kunden oder
Lieferanten) nur in Papierform vorliegen. |
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| Bei dieser gewaltigen Menge von
Informationsmaterial ist es nicht einfach, die gerade benötigten
Informationen mit vertretbarem Aufwand zu finden. |
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| Das Dokumenteninformationssystem soll nicht wie
andere Dokumentenmanagementlösungen jeden einzelnen Kassabeleg
elektronisch speichern, sondern mit einem systematisch geplanten
Ordnungskonzept Unterstützung bei der Bewältigung der
Informationsflut bieten. |
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| Grundsätzlich hat das Archivierungssystem die
Aufgabe, sämtliche verfügbaren Informationsträger zu
dokumentieren. Jedes Schriftstück soll eindeutig identifiziert
und auffindbar sein. Im Prinzip führt das System für alle
Dokumente eine Art von Lagerverwaltung, die den
"Lagerort" jedes Schriftstücks aufzeichnet und das Finden
von Informationen über verschiedene Suchkriterien
ermöglicht. Zusätzlich können den Dokumenten zugeordnete Aktivitäten
und Termine überwacht werden. |
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| Konzept |
| Das gesamte Archivsystem setzt sich aus mehreren
unterschiedlichen Teilaufgaben zusammen: |
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| Ein Ablagesystem definiert alle möglichen
Ablageplätze für Dokumente. Mit Hilfe dieses Systems wird es
möglich, den Aufbewahrungsort für jedes im System gespeicherte
Dokument eindeutig zu identifizieren. |
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| Die Dokumenttypisierung legt alle Arten von
Informationsträgern im System fest und beschreibt die mit dem
jeweiligen Dokumenttyp verknüpften Vorgänge. So sind
beispielsweise Angebote von Lieferanten anders zu behandeln als
Dienstzeugnisse von Mitarbeitern. |
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| Die Transaktionskontrolle zeichnet
sämtliche Veränderungen (Zugänge und Abgänge) am
Informationsbestand auf und bildet die eigentliche
"Lagerverwaltung" des Archivierungssystems. Im
Zusammenhang mit der Eingangs- und Ausgangskontrolle können auch Portokosten
und ähnliche Geschäftsfälle in integrierter Form verwaltet
werden. |
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| Die Bearbeitungskontrolle legt für jeden
Typ von Dokument fest, in welcher Form eingehende und ausgehende
Informationen zu bearbeiten sind: Zuständige Mitarbeiter
(nicht nur bei ausgehenden Informationen können das auch
betriebsfremde Personen sein), auszuführende Aktivitäten
oder einzuhaltende Termine. Im Zusammenhang damit ist auch
eine Verknüpfung des Systems mit der Aufgabenkontrolle
möglich, bei welcher alle (oder alle wichtigen) Aktivitäten des
Unternehmens definiert sind und in kontrollierter Form - etwa mit
Hilfe von Checklisten - abgewickelt werden. |
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| Ein wichtiges Ziel besteht darin, die Archivierung
mit minimalem Administrationsaufwand abzuwickeln. |
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| Das
Ablagesystem |
| Um die Lage von Dokumenten angeben zu können, muss
das gesamte Archiv in systematischer Form gekennzeichnet sein.
Die Lagerorte werden sowohl durch Nummern wie durch
Kurzbezeichnungen gekennzeichnet. |
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| Während die Kurzbezeichnungen meist
aussagekräftiger sind als Nummern, haben die Nummern bei
entsprechender Organisation den Vorteil, dass bei Selektionen
beliebige Bereiche (etwa Nummer 5000 bis 5999) ausgewählt und
damit mehrere Lagerorte in einer Auswertung zusammengefasst werden
können, beispielsweise alle Lagerorte des Rechnungswesens, was
mit den Kurzbezeichnungen ("FIBU" bis "Lohn")
nicht möglich wäre. |
Software
