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| Die Software für das Dokumentenmanagement bringt
Ordnung in den Bestand gedruckter und elektronischer
Informationen, unterstützt die Versionskontrolle für Dokumente
und überwacht die Verteilung der aktuellen Versionen. |
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| Dokumenteninformation |
| Das Teilsystem zur Dokumenteninformation verwaltet
jene Informationen, die in mehr oder weniger unstrukturierter Form
und in zahlreichen unterschiedlichen Formaten vorliegen. Briefe,
E-Mails, Fotos, Webseiten, Zeugnisse, Beschreibungen, Prospekte,
Bücher oder Zeitschriften sind nur einige Beispiele für solche
Informationsträger, von denen zumindest die beiden letzteren
zeigen, dass keineswegs alle Informationen im Computer gespeichert
sein müssen. |
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| Das Informationssystem für Schriftstücke
speichert diese Dokumente auch nicht selbst, sondern enthält
Verweise auf Dateien oder Ablageorte, kategorisiert die
Schriftstücke und aktiviert bei Bedarf die zugehörige
Verarbeitung, um das Dokument betrachten zu können. |
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| Für jedes Dokument werden zumindest das
zugehörige Objekt (zum Beispiel Mitarbeiter, Kunde, Lieferant,
Produkt), ein Titel, der Verfasser, die Kategorie (etwa Vertrag,
Zeugnis, Beschreibung, Angebot, Nachricht), das Erstellungsdatum
und die Versionsnummer gespeichert, die um weitere Informationen
(etwa Freigabe durch das Qualitätsmanagement) erweitert werden
können. |
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Das Dokumentenmanagement bringt in mehrfacher
Hinsicht Ordnung in die Informationsflut und informiert über
- Verträge und Vereinbarungen mit Kunden oder Lieferanten
- Dokumente im Personalwesen
- Informationen zu Produkten
- Projektdokumente und Projektaufzeichnungen
Es kann auch als Informationssystem zu den Schriftstücken
benutzt werden, indem verschiedene Merkmale der Dokumente als
Suchkriterien verwendet werden. Damit kann man zum Beispiel alle
Mitarbeiter finden, die über einen Sondervertrag verfügen oder
Lieferanten suchen, mit denen Rahmenverträge abgeschlossen
wurden.
Die systematische Aufzeichnung der Dokumente liefert nicht nur
einen Überblick über die vorhandenen Schriftstücke, sondern
bildet auch eine wichtige Grundlage für die Weiterverarbeitung in
anderen Teilsystemen. |
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| Versionskontrolle |
| Die Versionskontrolle wird in der Literatur
fallweise auch Konfigurationskontrolle genannt und für Produkte
benötigt, die periodisch geändert werden, insbesondere Programme
und Dokumente. Die Versionskontrolle muss nicht nur sicherstellen,
dass die jeweils gültige aktuelle Version verfügbar ist, sie
muss auch dafür sorgen, dass alle früheren Versionen des
Produkts bei Bedarf wiederhergestellt werden können.
Die Daten der Versionskontrolle zeigen, wann welche Änderungen
an Dokumenten vorgenommen wurden, wer die Änderungen freigegeben
hat und wo die früheren Versionen gespeichert oder abgelegt sind. |
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| Verteiler |
| Speziell bei Dokumenten mit Versionskontrolle ist
es wichtig zu wissen, wer welche Version eines Dokuments besitzt. |
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| Im Verteiler für Dokumente wird zunächst
festgelegt, wer welches Dokument erhalten soll.
Gleichzeitig ergibt sich aus diesen Aufzeichnung, wo sich
welche Version eines Dokuments befindet. |
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| Mit diesen Informationen kann sehr einfach geklärt
werden, wer veraltete Versionen besitzt und daher mit der
aktuellen Ausgabe versorgt werden muss. |
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| Hinweise |
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Für den Einsatz der Software unter Linux maßgeschneiderte Systeme, bei
denen Hardware, Betriebssystem, Applikationen und Dienstleistungen zu
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