| Das zentrale Aufgabengebiet in der Versandabwicklung ist die
Auftragsbearbeitung. In diesem Bereich werden Neukunden angelegt,
Bestellungen erfasst und modifiziert, Rückstandsaufträge
verwaltet und die zugehörigen Auswertungen einschließlich
Ausgangsfakturen und Kundenmitteilungen gedruckt. |
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Im Rahmen der Auftragsbearbeitung werden folgende Aufgaben ohne
Programmwechsel bewältigt:
- Kunden suchen
- Neuanlage von Kunden
- Kundenstamm ändern
- Abfrage Kundenkonto
- Abfrage Kundenbestellungen
- Erfassen der Bestellungen
- Ändern von Bestellungen
- Lieferungen bearbeiten
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| Durch den modularen Aufbau dieses Programms wird dem Anwender
die Möglichkeit geboten, nur die von ihm benötigten
Programmfunktionen einzusetzen. |
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| Telefonische
Auskünfte |
| Durch die Integration aller Funktionen ist das Bestellsystem
gleichzeitig ein ideales Werkzeug zur Bearbeitung von
telefonischen Anfragen, Reklamationen oder Bestellungen, da alle
Informationen zum Kunden online abgerufen werden können. |
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| Kundendaten
bei der Auftragserfassung |
| Bei der Erfassung von Kundenbestellungen muss vorerst geprüft
werden, ob der Kunde bereits im System gespeichert ist oder ob
eine Neueintragung im Kundenstamm erforderlich ist. |
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| Kunden suchen |
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| Der Benutzer hat die Möglichkeit, die ihm bekannten Daten
einzugeben um den Kunden zu suchen. Dabei wird folgendermaßen
vorgegangen: |
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| Ist die Kundennummer bekannt, so wird diese eingegeben und der
entsprechende Kundensatz wird ohne Suche direkt gelesen und
ausgegeben. |
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Ist die Kundennummer nicht bekannt werden die bei den
Kundendaten genannten Suchbegriffe in der Reihenfolge
Postleitzahl, Name, Straße und Hausnummer eingegeben, zum
Beispiel:
- 8020,Name,Straße,102
wenn alle vier Suchbegriffe bekannt sind, oder
- ,Name,,
wenn nur der Kundenname bekannt ist, aber auch
- ,,Straße,102
wenn die Straße und die Hausnummer des betreffenden Kunden
vorliegt. |
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Wird aufgrund dieser Eingaben eine Kundenstammeintragung
gefunden, so werden die Kundendaten am Monitor angezeigt, worauf
der Benutzer folgende Entscheidungsmöglichkeiten hat:
- Kunde ist nicht der gewünschte: weiter suchen
- Kunde ist der gewünschte: Auswahl des nächsten
Verarbeitungsschrittes (Funktionsauswahl)
- Eingabe weiterer Suchbegriffe notwendig
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Endet die Suche erfolglos, kann der Benutzer weitere
Verarbeitungsschritte auswählen, wobei folgende Funktionen zur
Auswahl stehen:
- Keine weitere Verarbeitung
- Neue Eingabe
- Kunden neu anlegen
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War die Kundensuche erfolgreich, können folgende Funktionen
angewählt werden:
- Kundendaten ändern
- Abfrage Kundenstatistik
- Kundenbestellungen abfragen
- Kundenkonto aus Buchhaltung abfragen
- Erfassen der Bestellungen
- Ändern der Bestellungen
- Lieferungen bearbeiten
Die folgenden Seiten geben in kurzer Form eine Übersicht über
die Aufgaben dieser Programmfunktionen. |
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| Neuanlage von Kunden |
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| Mit Hilfe dieser Programmfunktion können Neukunden erfasst und
gespeichert werden. Vom System wird automatisch eine neue
Kundennummer vergeben und die entsprechende Eintragung in der
Matchcodedatei veranlasst. |
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| Kundenstamm ändern |
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| Gespeicherte Kundendaten können jederzeit geändert und auch
wieder gelöscht werden, wobei zugehörige Matchcodes ebenfalls
auf Änderung überprüft und gegebenenfalls nachgeführt werden. |
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| Abfrage Kundenstatistik |
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| Die im Statistikteil des entsprechenden Kunden gespeicherten
Daten werden nach Anwahl dieser Funktion auf dem Bildschirm
angezeigt. |
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| Abfrage Kundenkonto |
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| Mit dieser Funktion werden vom jeweiligen Kunden das Kundenkonto
in der Buchhaltung (so vorhanden) und sämtliche offenen Posten
des Kunden am Bildschirm abgefragt. |
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| Abfrage Kundenbestellungen |
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Diese Funktion bewirkt die Ausgabe aller Bestellungen des
betreffenden Kunden am Bildschirm. Folgende Daten werden
angezeigt:
- Auftragsnummer
- Bestelldatum
- Zahlungsart
- Bearbeitungsstatus
und abhängig vom Bearbeitungsstatus die Daten:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Rechnungsbetrag
- Versanddatum
- Versandart
- Anzahl der Pakete
- Gewicht der Sendung
- Postaufgabenummer(n)
- Frachtbriefnummer
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Der Bearbeitungsstatus zeigt an, in welcher Phase der
Bearbeitung sich der Auftrag befindet:
- Bestellung erfasst
- Auftrag im Rückstand
- Kreditantrag bei der Bank
- Rechnung gedruckt
- Ware versandt (Auftrag erledigt)
- Zahlung eingegangen
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| Für jeden in der Maske angezeigten Auftrag werden
bei Bedarf auch die Einzelpositionen sichtbar gemacht. |
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| Erfassen
der Bestellungen |
| Sofern die Bestellungen nicht automatisch aus
anderen Systembereichen - etwa Webshop - übernommen werden,
können sie im Bestellsystem erfasst werden. |
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| In diesem Systembereich erfolgt die eigentliche
Erfassung der Kundenbestellungen. Die Kundendaten am Bildschirm
bleiben bestehen, das System vergibt automatisch eine neue
Auftragsnummer und fordert weitere Eingaben zur Bestellung. |
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| Abhängig von der Bonität des Kunden wird vom
System die Eingabe der Zahlungsart gesteuert. Bei Kunden mit
bestimmten Bonitätskennzeichen wird entweder nur die Zahlungsart
"Nachnahme" erlaubt oder überhaupt "kein Versand
an diesen Kunden" zugelassen. |
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| Individuell kann auch die Berechnung der
Versandkostenanteile erfolgen. Die Bedingungen dafür (etwa
Versandkosten abhängig vom Bestellwert) werden im Firmenstamm
festgelegt und vom System selbständig ermittelt und in Rechnung
gestellt. |
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| Zusätzlich kann in diesem Arbeitsgang ein Text
eingegeben werden, der eine diese Bestellung betreffende Anweisung
an die Versandabteilung enthält (etwa Katalog mitschicken,
Eilsendung). Für die Erfassung der Einzelpositionen, die
anschließend erfolgt, stehen einige Varianten zur Verfügung die
an die Anforderungen des Benutzers angepasst werden können. |
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| Sind die Artikeldaten im System gespeichert, werden
nach Eingabe der Artikelnummer (Bei Bedarf mit Zusatzangaben wie
Größe oder Farbe) die Artikelbezeichnung und der Preis am
Bildschirm angezeigt. Die Bedienungskraft überprüft die
angezeigten Daten mit denen der Bestellkarte, gibt bei
Übereinstimmung die Bestellmenge ein und schließt die Erfassung
dieser Position ab. |
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| Stimmen die Daten der Bestellkarte nicht mit den angezeigten
Stammdaten überein, stehen Suchhilfen zur Verfügung, die das
Auffinden von Artikeln erleichtern. Nach Eingabe eines Teils der
Artikelbezeichnung werden über vorhandene Matchcodes die
zutreffenden Artikel am Bildschirm aufgelistet. |
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| Alle fertig erfassten Bestellungen werden mit dem
aktuellen Bearbeitungsstatus versehen und in der Auftragsdatei
abgestellt. |
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| Ändern
von Bestellungen |
| Alle im System gespeicherten Kundenbestellungen können
jederzeit geändert und auch wieder gelöscht werden. Dabei wird
jedoch beachtet, in welcher Bearbeitungsphase sich der Auftrag
befindet. |
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| Änderungen und Löschungen vor der Fakturierung lösen bei
Bedarf lediglich Umbuchungen im Lagerbereich (Reservierungen
aufheben und neu festlegen) aus. |
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| Änderungen bei bereits fakturierten Aufträgen erfordern neben
etwaigen Lagerbuchungen auch Umbuchungen der bereits in die
Buchhaltung weitergegebenen Daten. |
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