| Die Aktenverfolgung setzt sich aus drei
Teilaufgaben zusammen, nämlich Anlage eines Akts, Umlagerungen
sowie Abfrage des aktuellen Lagerorts. Alle Aufgaben können über
eine einzige Webseite bewältigt werden:
Anwender, die immer nur einzelne dieser Funktionen benötigen,
können spezielle Webseiten für die einzelnen Teilaufgaben
nutzen. |
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| Neuanlage
von Objekten |
| Ein neuer Akt ist im System durch Angabe der
Gruppennummer, der Zählnummer und einer Beschreibung des Akts
anzulegen, was an einer zentralen Stelle durchgeführt werden oder
bestimmten Benutzern erlaubt sein kann. |
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| Im Zuge der Neuanlage kann ein Klebetikett gedruckt
werden, welches den Gruppennamen, die Beschreibung des Akts und
die 13-stellige Aktennummer (letztere sowohl als Zahl wie auch als
Strichcode) enthält. Dieses Etikett wird auf den Aktenumschlag
geklebt. |
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| Wird der Strichcode nicht genutzt, müssen auch
keine Etiketten angefertigt werden. |
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| Umlagerung
von Objekten |
| Wird ein Akt an einen anderen Ort transportiert,
erfolgt die Aufzeichnung dieser Bewegung am Zielort durch Einlesen
des Strichcodes (oder Eintippen der Aktennummer). |
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| Wahlweise kann auch der Besitzer eines Dokumentes
in das System eingeben, an wen er das Dokument weitergegeben hat.
Das ist besonders dann vorteilhaft, wenn an einer zentralen Stelle
Dokumente an viele Mitarbeiter ausgegeben werden (etwa in einer
Firmenbibliothek) oder wenn der Akt an eine externe Person (zum
Beispiel Notar) ausgefolgt wird. |
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| Das System protokolliert Aktennummer, Lagerort,
Benutzer sowie Datum und Uhrzeit. |
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| Abfrage
und Suche von Objekten |
| Über eine Abfrageseite können die aktuellen
Lagerorte aller zu einer Gruppennummer vorhandenen Akten abgefragt
werden. Ebenso kann der Lagerort eines bestimmten Akts gesucht
werden. |
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| Zusätzliche Abfragefunktionen liefern die Akten je
Lagerort (Arbeitsplatzrechner) oder Benutzer.
In ähnlicher Form lassen sich alle an einem bestimmten
Lagerort befindlichen Akten abfragen. |
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| Historie
von Objekten |
| Die Geschichte eines Akts - von wann bis wann er
sich an welchem Ort befunden hat - lässt sich aus den Protokollen
des Systems ermitteln.
Hier lässt sich sehr einfach feststellen, wann sich welcher
Akt wo befunden hat. |
Software
