| Die Abläufe und Zuständigkeiten im Rahmen des
Aktenverfolgungssystems sind relativ einfach gestaltet. |
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| Identifikation
der Objekte |
| Zur Kennzeichnung der Akten wird eine 13-stellige
Identifikationsnummer verwendet mit einem Inhalt, der unmittelbar
auch für EAN-Strichcodes verwendet werden kann:
2 K K K K K K K K N N N P
Die Ziffer 2 an der ersten Stelle dient zur Kennzeichnung
privater Strichcodes und soll verhindern, dass eine Aktennummer
mit einem offiziell vergebenen EAN-Code verwechselt wird. Besteht
diese Gefahr nicht, kann diese Stelle zusätzlich für die
Kennzeichnung der Akten verwendet werden. |
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| Die letzte Stelle ist eine Prüfziffer, die sowohl
vom Strichcodeleser wie auch bei der manuellen Eingabe zur
Kontrolle verwendet wird. |
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| Die restlichen Stellen enthalten die eigentliche
Aktenidentifikation, die zwölf Stellen lang ist und ist der
Standardlösung aus zwei Teilen (oben K und N) besteht. Der erste
Teil (K) ist eine Gruppennummer, die je nach Organisation für
Kunden oder Abteilungen verwendet werden kann. Der zweite Teil (N)
enthält eine Zählnummer, um mehrere Akten innerhalb einer Gruppe
voneinander zu unterscheiden. |
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| Die Gruppennummer kann auch zur Kennzeichnung von
Akten dienen, wobei die Zählnummer einzelne Teile eines Akts
bezeichnet. |
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| Wie viele Stellen für Gruppennummer und
Zählnummer (insgesamt maximal zwölf) verwendet werden sollen,
kann bei der Systemkonfiguration festgelegt werden. |
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| Administrative
Aufgaben |
| Zur sinnvollen Nutzung des Systems sollten einige
Stammdatenbestände eingerichtet und regelmäßig gewartet werden: |
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| Gruppenstamm |
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| Hier werden Bezeichnungen zur Gruppennummer
eingetragen, womit bei Abfragen und der Suche nach Akten neben der
Nummer auch ein entsprechender Text angezeigt werden kann. Zudem
kann das System bei der Neuanlage von Akten prüfen, ob die
angegebene Gruppennummer überhaupt existiert. |
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| Die Bezeichnungen zu den Gruppen - etwa Firmennamen
- können auch aus anderen Systembereichen über eine Textdatei
importiert werden. |
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| Arbeitsplätze |
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| Zur Kennzeichnung der Lagerorte wird die beim
Ablagesystem beschriebene Datenbank verwendet. Für die
Identifikation der Lagerorte der Akten können die IP-Adressen
jener Arbeitsplatzrechner verwendet werden, an denen die
Aufzeichnung erfolgt. Es können allerdings auch beliebige andere
Begriffe verwendet werden. |
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| Hier können auch spezielle Lagerorte (außer Haus,
im Archiv, beim Steuerberater, beim Kunden) eingerichtet werden. |
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| Verwaltungsarbeiten |
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| Das System ist so konzipiert, dass über die Pflege
der obigen Stammdaten hinaus keinerlei administrative Aufgaben zu
bewältigen sind. Lediglich die Sicherung der Datenbestände
sollte geregelt werden. |
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| Der Import von Daten (etwa Bezeichnungen zu
Gruppennummern) ist über Textdateien möglich. |
Software
