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Rechnungswesen / Basisdatenverwaltung
Steuerungsdaten

Je nach dem Anwendungszweck der Stammdaten kann man verschiedene Gruppen unterscheiden:

Datenbereiche

Ein Teil der Stammdaten umfasst jene Informationen, welche die Funktionsweise der Software steuern, zum Beispiel die Angabe der Standardformularlänge für den Druck von Listen oder die Codes für Format und Trennzeichen bei Datumsangaben.

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Hier enthält ein Stammdatensatz nicht das Abbild irgendeines Objektes aus dem Unternehmen (so wie etwa ein Artikelstammsatz), diese Informationen erfüllen vielmehr lediglich Anforderungen des Anwendungssystems und könnten bei anderer Programmgestaltung ganz anders aussehen (es gibt genug Software, bei der man sich das Format des Datums nicht aussuchen kann). Solche Daten, die weniger der Information dienen, sondern eher der Programmierung des Systems dienen und damit die Anpassung an individuelle Wünsche erlauben, werden Parameter genannt.

Anwendungsparameter

Eine ähnliche Funktion hat eine zweite Gruppe von Stammdaten, nämlich Anwendungsparameter. Diese Daten haben für das System keine Bedeutung und können vom Anwender frei definiert werden. Hier sind ebenfalls zwei Formen zu unterscheiden, nämlich einerseits jene Felder, bei denen das Feld eine bestimmte Bedeutung hat, aber der Inhalt beliebig definiert werden kann, während bei der zweiten Art auch das Feld selbst keine Bedeutung hat.

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Ein Beispiel für die erste Art ist das Feld "Anrede". Dieses Feld hat für das System eine Bedeutung und wird immer dann verwendet, wenn eine Adresse gedruckt wird. Der Inhalt dieses Feldes ist allerdings für das Programm unwesentlich: ob die erste Anrede "Herr" oder "Firma" lautet und ob es fünf oder 56 verschiedene Anreden gibt, hat für die Verarbeitung keine Bedeutung - es wird immer jene verwendet, die der aktuellen Adresse zugeordnet ist.

Benutzerdefinierte Datenfelder

Die zweite Art von Anwendungsparametern umfasst jene Felder, die vom System für Standardanwendungen nicht verwendet werden und bei denen auch die Bedeutung des Feldes vom Anwender festgelegt werden kann. Solche Felder tragen entweder allgemeine Feldbezeichnungen ("Merkmal-1", "Merkmal2" usw.) oder es kann die Bezeichnung des Feldes mit einem Konfigurationsprogramm festgelegt werden. Solche Felder dienen zu Informationszwecken und können beliebig als Selektions- und Sortierkriterien verwendet werden. Der Anwender legt selbst die Bedeutung des Feldes und die einzelnen hier möglichen Werte fest. Für "Merkmal-1" kann in einer Anwendung das Vertriebsgebiet und in einer anderen die Haarfarbe oder die Schuhgröße eingetragen werden.

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Derartige Steuerungsdaten werden für

• den Druck von Etiketten,
• die Gestaltung des Adressenstammdaten,
• die Festlegung von Datenfeldern und Inhalten in Adressenbewegungen oder
• die Steuerung verschiedener Verarbeitungen und Auswertungen

verwendet.

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Mit Hilfe dieser Parameter können die einzelnen Verarbeitungen nicht nur optimal an die individuellen Bedürfnisse des Anwenders angepasst werden, es lassen sich auch jederzeit Anpassungen an geänderte Verhältnisse vornehmen, ohne dass dazu alle Programme geändert werden müssen.