Softwarestandards: Benutzerorientierte Funktionen
Das Print Control System PCS

Die ökonomische Nutzung eines EDV-Systems hängt von der Qualität der Auswertungen ab, die mit wenig Aufwand alle benötigten Informationen liefern müssen. Ein Büro mit Bergen von EDV-Listen deutet darauf hin, dass geeignete Werkzeuge fehlen. Insbesondere hat kein Manager Zeit, Hunderte Seiten durchzublättern oder gar zu lesen.

• Alle Auswertungen auch über Monitor
• Benutzerdefinierte Ausgabeformate
• Listengenerator
• Formulargenerator
• Textaufbereitung

Standardisierung und Flexibilität

Der Listenaufbau ist weitgehend standardisiert (beispielsweise befindet sich die Blattnummer ohne jede Ausnahme immer am rechten Rand der ersten Druckzeile jeder Seite) und flexibel gestaltet: Jede Liste - abgesehen von speziellen Formularen - wird mit variabler Seitenlänge ausgegeben und kann mit einer dem gerade im Drucker befindlichen Papier entsprechenden Seitenlänge gedruckt werden. Auch der Inhalt der Listen lässt sich vielfach nach Bedarf modifizieren.

Listengenerator

Zur individuellen Gestaltung von Auswertungen dient ein Druckerausgabe-Modul, mit dessen Hilfe der Aufbau der einzelnen Datenzeilen in Listen festgelegt werden kann. Das Auswertungsprogramm übergibt an die Schnittstelle zum Listengenerator Datensätze, die alle verfügbaren Informationen enthalten. Der Anwender kann bestimmen, welche dieser Daten wo in der Liste aufscheinen sollen. Diese Listendefinitionen werden in Parameterdateien gespeichert und können beliebig oft wiederverwendet werden.

Variable Ausgabeformen

Grundsätzlich können alle Auswertungen, die Listen erstellen, über derartige Parameter nach individuellen Vorstellungen gestaltet werden. Zu jeder Liste können bis zu 99 unterschiedliche Ausgabeformen festgelegt und bei Bedarf verwendet werden.

Parametergesteuerte Formularausgabe

In vielen Anwendungen sind Daten zusammen mit fix vorgegebenen Texten an bestimmten Stellen in ein Blatt zu drucken, etwa bei Lohnsteuerbescheinigungen oder bei Überweisungsscheinen, aber auch in vielen anwenderspezifischen Auswertungen werden solche Ausgabeformen oft benötigt. Ändert sich der Aufbau derartiger Formulare oder werden mehrere unterschiedliche Formen gleichzeitig benötigt, ist die Software jedes Mal entsprechend anzupassen.

Modifikation der Auswertungen

Die parametergesteuerte Formularausgabe dient dazu, derartige Auswertungen variabel und ohne Programmänderung jederzeit modifizierbar zu gestalten. Der Vorgang ist hier ähnlich wie beim Listengenerator, nur wird hier aus dem von der Anwendung bereitgestellten Datensatz statt einer Druckzeile eine ganze Seite aufgebaut und ausgegeben. In einer Parameterdatei sind neben einigen Angaben zum Seitenformat die Positionen der fixen Texte und der von der Anwendung übernommenen Datenfelder enthalten. Die Ausgabe erfolgt analog zu jener einer Bildschirmmaske, wobei auch hier mit unterschiedlichen Parametern aus demselben Datensatz jeweils andere Formulare erzeugt werden können. Bei Änderung des Formularaufbaus müssen lediglich die Parameter entsprechend angepasst werden, um das neue Format zu erhalten.

Textaufbereitung

Ein weiterer Modul zur Aufbereitung der Ausgabe enthält ein einfaches Textverarbeitungssystem, mit dessen Hilfe beliebige Texte formatiert werden können. Neben der Gestaltung des Seiteninhalts - Blocksatz, Zentrieren usw. - ist das Einfügen variabler Texte in die Ausgabe möglich.

Textbausteine aus Anwendungen

Diese Funktion entspricht einem relativ einfachen Textverarbeitungssystem und dient hauptsächlich zur Erstellung von Vereinbarungen und Verträgen, in welche Namen und sonstige Informationen in einen fix vorgegebenen Text einzufügen sind. Die jeweilige Verarbeitung liefert diese variablen Bestandteile, die vom Textausgabemodul an den vordefinierten Stellen unter entsprechender Ausrichtung des ganzen Textes eingefügt werden.

Serienbriefe

Die Textaufbereitung kann auch zur Erstellung von Serienbriefen oder Rundschreiben verwendet werden. Außerdem kann jeder Text in mehreren verschiedenen Sprachen angelegt werden. Die Auswertung wird dann in der für den jeweiligen Empfänger vorgesehenen Sprache erstellt.

Integration in Officesysteme

Die Möglichkeiten dieser Funktion sind relativ beschränkt und reichen keineswegs an ein professionelles Textsystem heran, erlauben aber die Erstellung formatierter Texte mit minimalem Aufwand ohne Verwendung spezieller Programme. Zudem können diese Daten über das Officeintegrationssystem in externe Textsysteme übernommen werden.

Flexible Gestaltung der Ausgabe

Ausnahmslos jede Auswertung kann wahlweise über den Bildschirm abgerufen oder über einen Drucker ausgegeben werden. Die Praxis zeigt, dass ein wesentlicher Teil aller üblicherweise ausgedruckten Listen nur der Sofortinformation zu einer bestimmten Frage dient und dass sich mit der Abfragemöglichkeit über den Bildschirm der Druckumfang oft um die Hälfte reduziert. Dazu kommt noch eine nicht unwesentliche Zeitersparnis, weil das umständliche Hantieren mit dem Drucker wegfällt.

Ausgabe an beliebige Geräte

Das Print Control System steuert je nach Anforderung die Ausgabe an das jeweilige Ziel-Gerät (Bildschirm oder Drucker), wobei speziell bei der Bildschirm-Abfrage eine Vielzahl von Funktionen den Anwender bei der Arbeit mit dem System unterstützt:

Alle Auswertungen über Monitor

Solange die Verarbeitung nicht abgeschlossen ist, kann man innerhalb der Liste beliebig vor- und zurückblättern. Es ist oft hilfreich, zunächst das Ende einer Auswertung zu betrachten, das meist die Endsummen anzeigt, und danach zu den Details zurückzublättern. Auch können weniger interessante Abschnitte der Auswertung übersprungen werden, indem man einfach um eine beliebige Anzahl von Bildschirmseiten weiterblättert (bei Bedarf kann man jederzeit zu den übersprungenen Teilen zurückblättern).

Suchen in Listen

Um wichtige Abschnitte sofort zu finden, können Zeilen mit bestimmten Inhalten sowohl vorwärts wie auch rückwärts in der Liste gesucht werden.

Abfrage und Druck

Auch wenn eine Auswertung über den Bildschirm abgefragt wird, kann die Liste jederzeit ausgedruckt werden, ohne dass die Verarbeitung neu gestartet werden muss. Man hat somit immer die Möglichkeit, über das Terminal zu prüfen, ob eine Liste tatsächlich ausgedruckt werden soll oder nicht.

Formularaufbau

Praktisch alle Auswertungen können mit beliebiger Formularlänge ausgedruckt werden. Eine Ausnahme bilden hier naturgemäß jene Druckprogramme, die spezielle Formulare verwenden, zum Beispiel Überweisungsscheine. Es ist daher nicht notwendig, wegen einer bestimmten Auswertung ein Endlospapier mit 72 Zeilen pro Seite in den Drucker einzulegen, wenn sich dort gerade ein Papier mit 48 Zeilen pro Seite befindet. Fast jede Auswertung kann mit 48 Zeilen pro Seite genau so gut wie mit 72 Zeilen ausgedruckt werden.

Standardauswertung in A4 quer

Die meisten Listen sind so gestaltet, dass man mit 48 Zeilen pro Seite Auswertungen im Format A4 quer erhält, die sich in jedem Ordner bequem ablegen lassen. Mit einer bei vielen Druckern verfügbaren komprimierten Ausgabe lassen sich dieselben Listen mit 72 Zeilen pro Seite im Format A4 hoch ausgeben, was bei weniger wichtigen Auswertungen - zum Beispiel Buchungsjournalen - ausreicht und einen um ein Drittel reduzierten Papierverbrauch ermöglicht, wobei die Ablage in A4-Ordnern immer noch gewährleistet ist.

Listenaufbau benutzergesteuert

Wesentlich wichtiger als die variable Seitenlänge ist für den Anwender jedoch die in vielen Auswertungen enthaltene Möglichkeit, das Druckbild selbst zu gestalten. In der Buchhaltung kann man beispielsweise beim Druck von Konten und Journalen wählen, ob MWSt-Sätze, MWSt-Beträge, Nummer und Bezeichnung des Gegenkontos ausgegeben werden sollen oder nicht, wobei diese Wahlmöglichkeit für jedes dieser Felder einzeln besteht. Diese Auswahl kann bei jeder Ausgabe einer Liste geändert werden.

Anpassung an Vordrucke

Druckprogramme, welche Formulare mit eingedrucktem Firmenkopf verwenden und eventuell auch die Adresse eines Empfängers ausdrucken (beispielsweise Rechnungen oder Bestellungen) verfügen über Funktionen, mit denen die Höhe des vorgedruckten Firmenkopfs beachtet wird, dieser Kopf auf Wunsch vom Programm auch ausgedruckt wird (falls ein Endlospapier ohne Firmeneindruck verwendet wird) und das Empfänger-Adressfeld in der Ausgabe so verschoben wird, dass es in das Fenster des verwendeten Kuverts passt.