| Standardtexte |
Standardtexte sind häufig benötigte Texte wie
"Abrechnung", "Ausgleich",
"Miete" in der Buchhaltung. Diese Standardtexte
werden in eigenen Textdateien gespeichert und können durch
Angabe ihrer Kennzeichnung aufgerufen werden, womit man sich
sehr viel lästige Tipparbeit erspart.
| Zur Beschreibung der Standardtexte gibt
es eine eigene Webseite: |
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| Platzhalter |
| Um diese Texte flexibler zu gestalten, können darin Platzhalter
eingefügt sein, die wie die Variablen in Formeln bei der
Ausgabe durch die entsprechenden Werte aus dem zugehörigen
Datensatz ersetzt werden. Solche Platzhalter können sich
auf Perioden, Belegnummern, Namen von Konten oder Personen
und andere Werte aus der laufenden Transaktion beziehen. |
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| Dynamische
Aufbereitung |
| In der Buchhaltung wird zum Beispiel der Standardtext
"Umbuchung auf <Gegenkonto>" als
"Umbuchung auf Wareneingangskonto" ausgegeben,
wenn die betreffende Buchungszeile das Wareneingangskonto
als Gegenkonto enthält. In einer anderen Buchungszeile mit
Gegenkonto Privatentnahme würde derselbe Standardtext als
"Umbuchung auf Privatentnahme" ausgegeben werden. |
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| Minimaler
Aufwand, keine Fehler |
| Diese relativ langen Texte können durch Eingabe von zwei
oder drei Zeichen (Textidentifikation) abgerufen werden.
Damit werden auch Tippfehler vermieden, weil nur fertige
Textblöcke übernommen werden. |
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| Reduzierung
des Speicherbedarfs |
| Da die Standardtexte in einer eigenen Datei gespeichert
sind, werden sie in die Transaktionen nicht zusätzlich
übernommen, was eine ungeheure Einsparung an Speicherplatz
(und damit Verarbeitungs- und Datensicherungsaufwand)
erlaubt. In der Buchhaltung ist beispielsweise der
Speicherbedarf für den Buchungstext mindestens ebenso groß
wie für alle übrigen Daten der Buchungszeile zusammen.
Eine Buchungszeile mit eingetipptem Text belegt daher
mindestens doppelt so viel Platz auf der Magnetplatte wie
eine mit Standardtext. |
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| Texte
in Bewegungsdaten |
| Die Erfassung von Texten verursacht mehr
Aufwand als die Eingabe aller übrigen Daten: Belegnummer,
Konto, Datum und Betrag machen in einer Buchungszeile
zusammen vielleicht 20 Zeichen aus, während der Text dazu
eventuell 30 Stellen lang ist, also 60 % des gesamten
Erfassungsaufwands ausmacht. Intelligente Funktionen können
die Arbeit des Benutzers deutlich reduzieren und die
Produktivität der Erfassungskraft um 100 % und mehr
steigern. |
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| Minimierung
des Erfassungsaufwands |
| In der Praxis hat sich gezeigt, dass
bei allen Anwendungen durchschnittlich zwei Drittel
aller Texte als Standardtexte
eingegeben werden können, was der Erfassungskraft
eine bedeutende Arbeitsersparnis und dem System einen
drastisch reduzierten Speicheraufwand bringt. |
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| Automatische
Optimierung |
| Auch für die eingetippten Texte
versucht das System eine Optimierung zu finden, und
zwar in jenen Anwendungen, bei denen journalähnliche,
fortlaufende Dateien erstellt werden, aus denen
Datensätze nicht gelöscht werden dürfen. Das ist
zum Beispiel in der Buchhaltung bei der Journaldatei
der Fall. Hier merkt sich das System jeweils die
letzten 256 Texte und prüft bei der Eingabe eines
neuen Textes zunächst, ob dieser Text in dieser Liste
nicht vielleicht schon enthalten ist. Wird er nicht
gefunden, so wird er zur Liste hinzugefügt, ist er in
der Liste bereits vorhanden, so wird er nicht nochmals
gespeichert, sondern der Transaktionssatz erhält nur
(wie bei den Standardtexten) einen Verweis auf die
bereits vorhandene Transaktion mit demselben Text. Da
etwa in der Buchhaltung ein Großteil der Belege aus
Buchung und Gegenbuchung mit jeweils demselben Text
besteht, kann man sich leicht überlegen, welche
Einsparung an Speicherplatz diese Funktion bringt. |
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| Lange
Texte |
| Angesichts dieser ökonomischen
Arbeitsweise kann sich das System auch eine gewisse
Großzügigkeit erlauben: Die eingetippten Texte
können bis zu 62 Stellen lang sein, werden aber in
Teilen zu je 31 Zeichen gespeichert, um bei kürzeren
Texten nicht unnötig viele Leerzeichen auf die Platte
zu schreiben. |
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Software
