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Rechnungswesen / Basisdatenverwaltung
Allgemeine Systemeigenschaften

Dieser Abschnitt behandelt einige Systemeigenschaften, die in allen Stammdatenbereichen einheitlich genutzt werden.

Identifikationsbegriffe

Die meisten Stammdatensätze können entweder über eine Identifikationsnummer (zum Beispiel Personalnummer oder Artikelnummer) oder über den Namen (Matchcode oder Suchbegriff) angesprochen werden.

Die Identifikationsnummer ist innerhalb eines Stammdatenbereichs eindeutig, es können also zum Beispiel nicht zwei verschiedene Buchhaltungskonten dieselbe Nummer haben. Die unten noch ausführlicher behandelten Suchbegriffe können dagegen bei mehreren Stammdatensätzen gleich lauten, etwa wenn mehrere Adressen den Suchbegriff "Huber" enthalten. Bei der Abfrage über Suchbegriffe werden immer neben den Namen die (eindeutigen) Identifikationsnummern angezeigt, um eine Auswahl zu ermöglichen.

Änderung der Stammnummern

Eine wichtige Funktion im Stammdatensystem ist die Änderung der Identifikationsnummer. Die Stammnummer kann jederzeit geändert werden, was zum Beispiel bei einer Reorganisation der Kostenrechnung oder bei der Umstellung auf den im Rechnungslegungsgesetz vorgeschlagenen Kontenrahmen beträchtliche Vorteile bringt.

Zur Änderung einer Identifikationsnummer (zum Beispiel einer Kostenstellennummer) ist lediglich im entsprechenden Stammdatenerfassungsprogramm die neue Nummer einzugeben. Sämtliche vorhandenen Datenbestände (Lohndaten, Warenwirtschaft, Buchhaltung) sind dann automatisch auf diese Nummer umgestellt, so als ob sie immer schon verwendet worden wäre.

Matchcodes

Zu den Stammdatensätzen mit Namen oder Bezeichnungen (Adressen, Kunden, Lieferanten, Konten) kann mit einer Suchfunktion der Datensatz über den Namen gefunden werden.

Um diese Aufgabe optimal abwickeln zu können, verwendet diese Funktion zur Suche nicht den eigentlichen Namen oder die zum Stammsatz gehörende Bezeichnung, sondern einen speziellen Suchbegriff, der bei der Datenanlage zusätzlich zum Namen eingegeben wird.

Damit ergibt sich zunächst die Möglichkeit, den Suchbegriff unabhängig vom Inhalt entsprechend den jeweiligen Gegebenheiten festzulegen. Bei Konten wird es möglicherweise etliche geben, deren Bezeichnung mit "Erlöse für ..." beginnen. Hier wäre die Suche nach einem bestimmten Erlöskonto entweder umständlich oder zumindest mit sehr viel Eingabeaufwand verbunden. Ähnlich ist die Situation bei Kunden oder Adressen, deren Namen mit "Institut" oder "Gesellschaft" beginnen.

Der Suchbegriff gibt dem Anwender die Möglichkeit, einen zur Abfrage geeigneten Ausdruck ohne überflüssige Vorsätze festzulegen. Um Eingabeaufwand zu sparen, wird bei einer Neuanlage der Name als Suchbegriff vorgeschlagen und kann übernommen oder nach Wunsch modifiziert werden.

Da im Suchbegriff die wesentliche Information für die Abfrage konzentriert ist, kann dieses Datenfeld relativ klein sein und ist in allen Anwendungen auf acht Stellen begrenzt. Damit ergibt sich ein relativ bescheidener Speicherbedarf, ohne dass wesentliche Einschränkungen für den Anwender damit verbunden wären, weil in der Regel kaum mehr als vier oder fünf Zeichen des Namens für die Suche eingegeben werden.

Auch die Suche über Namen bemüht sich um Formatfreiheit und Fehlertoleranz: Um Schreibfehler bei der Suche zu verhindern, werden die Suchbegriffe bei der Stammdatenanlage und bei der Suche nach einem bestimmten Schema automatisch umgeformt. Es werden sämtliche Zeichen in Großbuchstaben und alle Umlaute sowie "ß" in die entsprechenden zweibuchstabigen Zeichen umgeformt (Ä in AE, ß in SS usw.). Damit ist die Schreibweise bei der Suche weitgehend bedeutungslos: Müller, MÜLLER oder mueller ergeben immer denselben Suchbegriff, nämlich MUELLER.

Da durch die Großschreibung der zulässige Zeichensatz begrenzt ist, können die Matchcoderoutinen hier wieder Platz sparen: Der acht Zeichen lange Suchbegriff belegt in der Datei nur sechs Bytes.

Zur Abfrage kann auch ein beliebig verkürzter Suchbegriff verwendet werden, mit "M" findet man alle Stammsätze, deren Suchbegriff mit M beginnt. Zusätzlich sind Metazeichen erlaubt, um mit "M??ER" alle Meier, Mayer usw. zu finden.

Matchcodeabfrage mit Zusatzinformationen

Bei großen Datenbeständen wie etwa Adressen, in denen 300 Mal der Name Huber vorkommt, ist die Suche nach dem Namen allein wenig hilfreich.

Daher nützen die Stammdatenroutinen die Funktionen von IMS (siehe Allgemeine Softwarestandards), um die Abfrage einzugrenzen, wobei ein Großteil der in den Stammsätzen verfügbaren Informationen als Selektionskriterien verwendet werden. Mit dieser Zusatzeinrichtung kann man beispielsweise Personen suchen, deren Name mit "hub" beginnt, die in Wien wohnen und nach dem 1.1.1980 geboren sind.

Multimatchcodes

Vielfach reicht ein Suchbegriff pro Stammdatensatz für eine erfolgreiche Suche nicht aus. Eine Magnetplatte im Artikelstamm könnte unter "Magnetplatte", und "Platte", unter "Disk", "Harddisk" oder unter "Seagate" (Hersteller) zu finden sein. Ähnlich wird man in der Ablage oder in der Bibliotheksverwaltung ein Schriftstück oft nicht unter dem Suchbegriff finden, den man vermutet.

Um dem Anwender in dieser Hinsicht eine möglichst große Flexibilität einzuräumen, erlauben viele Stammdatenfunktionen bis zu acht Suchbegriffe pro Stammsatz. Selbstverständlich können alle bei der Abfrage mit den zuvor erwähnten Zusatzangaben verknüpft werden.

Nummernverzeichnisse

Standardmäßig verfügen die meisten Stammdateien über jeweils bis zu acht Nummernverzeichnisse, in welche beliebige Teilmengen des gesamten Bestandes einer Stammdatei eingetragen werden können. Diese Verzeichnisse können in Auswertungen anstelle des Gesamtverzeichnisses verwendet werden, um die Verarbeitung zu steuern. Für das Programm sind dann nur die im gewählten Verzeichnis enthaltenen Stammsätze vorhanden, während die übrigen als nicht existent betrachtet und daher auch nicht verarbeitet werden.

Sind zum Beispiel in einem Artikelstamm mit 10.000 Artikeln 300 Artikelnummern für verschiedene Dienstleistungen vorgesehen, kann man diese Artikelnummern in ein "Dienstleistungsverzeichnis" eintragen. Für Warenwirtschaftsauswertungen, die sich nur auf Dienstleistungen beziehen, wird eine wesentliche Reduzierung des Verarbeitungsaufwandes erreicht, wenn nur die im Dienstleistungsverzeichnis enthaltenen Artikel bearbeitet werden, statt alle 10.000 Artikelstämme zu lesen und daraus die 300 benötigten zu suchen.

Derartige Verzeichnisse können beliebig zu allen im System verwendeten Stammdateien angelegt werden. Man kann sich etwa ein Verzeichnis aller Postleitzahlen mit schlechtem Fernsehempfang erstellen, wenn das für irgendeine Aufgabe hilfreich ist.

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