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| Zur Erklärung der Datenorganisation in den Dialog Data
Systemen wollen wir uns eine Anwendung in einem Unternehmen vorstellen, das aus drei
Firmen (etwa einer GmbH, einer KG und einer Einzelfirma) besteht, wobei für jede Firma
mehrere Geschäftsjahre (eventuell mit je Firma unterschiedlichem Geschäftsjahresbeginn)
benötigt werden: 
Jedes der hier dargestellten Rechtecke entspricht einem Directory
(Dateiverzeichnis), während die Zylinder Dateien darstellen, von denen wir nur jene
eingetragen haben, die für die folgenden Überlegungen von Bedeutung sind. |
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| Strukturiertes Dateisystem |
| Alle Systeme speichern ihre Daten grundsätzlich in eigenen
Verzeichnissen, die sich im laufenden Arbeitsverzeichnis (das ist das aktuelle
Verzeichnis, von dem aus man eine Verarbeitung startet oder in das man über eine
Menüfunktion wechselt) befinden. |
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| Aktueller Arbeitsbereich |
| Wir nehmen an, dass unser Arbeitsverzeichnis derzeit "Jahr
X2" in "Firma 2" ist (das ist das grau schraffierte Kästchen). Die
Buchhaltung sucht und speichert ihre Daten in einem Verzeichnis "FIBU" dieses
Arbeitsverzeichnisses. Analog erfolgt dies im "Jahr X1" und bei den anderen
Firmen. |
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| Testbereiche |
| Es kann also zahlreiche "FIBU"-Verzeichnisse für beliebig
viele Firmen und Jahre geben. Ebenso kann man irgendwo ein Verzeichnis "Test"
anlegen und dort die FIBU für Testauswertungen oder zur Einschulung neuer
Mitarbeiter einsetzen, ohne dass die tatsächliche Unternehmensbuchhaltung davon betroffen
wäre. |
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| Bereichsidentifikation |
| Die obige Abbildung zeigt fünf Verzeichnisse
"FIBU". Jede Liste und jede Bildschirmmaske zeigt sowohl die Firmenbezeichnung
wie auch die Bezeichnung des Arbeitsverzeichnisses, also zum Beispiel
"Einzelfirma" und "Geschäftsjahr X2". Damit sind Verwechslungen der
einzelnen Bereiche kaum möglich. |
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| Wechsel
des Arbeitsbereichs |
| Da die Daten häufig im laufenden Arbeitsverzeichnis
gesucht werden, kann man mit Hilfe verschiedener Menüfunktionen in jedes benötigte
Arbeitsgebiet wechseln und etwa vom "Jahr X2" der "Firma 2" in das
"Jahr X1" derselben oder auch einer anderen Firma gelangen. Damit sind alle
Daten des Unternehmens jederzeit im Zugriff. Solange die Speicherkapazität der
Magnetplatte nicht erschöpft ist, können sämtliche Daten des Betriebes seit dessen
Gründung im System permanent verfügbar sein. Und wenn der Platz eng wird, kann man
jederzeit das (hoffentlich gesicherte) Verzeichnis "FIBU" mit den bereits fünf
Jahre alten Daten löschen, ohne dass dies einen Einfluss auf das übrige System hat oder
gar eine Programmanpassung notwendig machen würde. |
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| Relative
Dateizuordnung |
| Eine weitere Voraussetzung für das Funktionieren dieser
Datenorganisation ist die relative Dateizuordnung. |
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| Gemeinsam genutzte Datenbereiche |
In allen Buchhaltungsanwendungen werden Stammdaten
verwendet, die vielfach für alle Geschäftsjahre und oft auch für mehrere Firmen
dieselben sind. Es wäre äußerst unökonomisch, diese Stammdaten Jahr für Jahr in das
jeweilige Jahresverzeichnis der entsprechenden Firma zu kopieren. Nach fünf Jahren hätte
man bei drei Firmen diese Stammdaten schon fünfzehnmal in derselben Form auf der
Magnetplatte gespeichert. |
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| Übergeordnete Datenbestände |
Um diesen unnötigen Aufwand zu vermeiden, werden
Stammdaten - soweit entsprechende Gemeinsamkeiten vorliegen - für möglichst viele
Anwendungsbereiche gemeinsam und unabhängig vom aktuellen Arbeitsverzeichnis genutzt.
Dazu suchen die Stammdatenfunktionen ihre Dateien nach einem bestimmten Schema in der
"Umgebung" des laufenden Arbeitsverzeichnisses: Zunächst wird im laufenden
Arbeitsverzeichnis gesucht, danach im übergeordneten und schließlich im Verzeichnis
über dem übergeordneten Verzeichnis. Erst wenn bei allen drei Versuchen das benötigte
Verzeichnis oder die Datei nicht gefunden wurde, gilt sie als nicht vorhanden. |
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| Bei Bedarf individuelle Dateien |
In der obigen Abbildung (wir befinden uns immer noch im
"Jahr X2" der "Firma 2") ist zu erkennen, dass in diesem
Arbeitsverzeichnis überhaupt keine Stammdaten vorhanden sind. Wohl aber finden sich
sowohl im übergeordneten Verzeichnis ("Firma 2") wie auch im darüber liegenden
("Daten") jeweils ein "Stammdaten"-Verzeichnis, wobei die
"Kunden"-Datei in jedem der beiden, die "Artikel"-Datei aber nur in
der obersten Stufe vorhanden ist. Nach dem obigen Suchschema wird die
"Kunden"-Datei in "Stammdaten" von "Firma 2" gefunden, die
"Artikel"-Datei in "Stammdaten" von "Daten". "Firma
1" und "Firma 3" verfügen nicht über ein eigenes
"Stammdaten"-Verzeichnis, verwenden also nur die Dateien aus dem
"Stammdaten"-Verzeichnis in "Daten". |
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| Freie Gestaltung der Datenstruktur |
Das heißt, alle drei Firmen verwenden dieselben Stammdaten
(nämlich jene aus "Daten"), allerdings hat "Firma 2" eine eigene
"Kunden"-Datei (aus organisatorischen Gründen, mit denen wir uns hier nicht
befassen müssen). Grundsätzlich kann in jeder Anwendung die Organisation der Stammdaten
nach dem hier beschrieben Schema frei aufgebaut werden. Je nach den betriebsspezifischen
Bedürfnissen können Stammdateien für die gesamte Anwendung, für jede Firma gesondert
und auch für jedes Geschäftsjahr extra (das ist in der Abbildung nicht dargestellt)
gespeichert werden. Zumindest im Stammdatenbereich gilt das nicht nur für das gesamte
Verzeichnis, sondern für jede Datei gesondert. Voraussetzung für diese
Mehrfachverwendung von Stammdaten ist natürlich der oben erwähnte Grundsatz, Stammdaten
nur durch den Anwender verändern zu lassen und dort keine Bestandsdaten zu speichern. |
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| Transaktionen und Bestände |
Ebenso suchen sich Anwendungssysteme, die ihre Bewegungs-
und Bestandsdaten nicht in einzelne Jahre gliedern (wie Adressen, Anlagenverwaltung oder
Lohn), nach demselben Schema ihre Verzeichnisse: |
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| Zugriff ohne Wechsel des Bereichs |
In der obigen Abbildung verwenden "Firma 1" und
"Firma 2" den in "Daten" befindlichen "Lohn", während
"Firma 3" einen eigenen "Lohn" verwendet. Es ist mühsam,
jedes Mal für eine Lohn-Verarbeitung aus dem laufenden Arbeitsverzeichnis in das entsprechende
Lohn-Verzeichnis wechseln zu müssen, was aber aufgrund der gerade beschriebenen Situation
auch gar nicht nötig ist: Von jedem beliebigen Arbeitsverzeichnis aus findet das System
die jeweils richtigen Lohndaten. In "Jahr X1" und "Jahr X2" von
"Firma 1" oder "Firma 2" wird "Lohn" aus "Daten"
verwendet (diese beiden Firmen haben eine gemeinsame Lohnabrechnung), während im
Arbeitsverzeichnis "Jahr X2" der "Firma 3" der "Lohn" von
"Firma 3" verwendet wird. |
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| Zentrale Bestände überall verfügbar |
Analog ist die Vorgangsweise etwa bei der Anlagenverwaltung
oder in der Kostenrechnung. Gerade letztere bietet eine wichtige Anwendung für dieses
Verfahren: Während die Buchhaltung pro Jahr und Firma natürlich gesondert verwaltet
wird, kann man die Daten der Kostenrechnung in einer höheren Stufe der Hierarchie
einrichten und auf diese Weise eine Kostenrechnung schaffen, in der alle Firmen des
Unternehmens zusammengeführt werden, ähnlich wie das in der Abbildung für den
"Lohn" von "Firma 1" und "Firma 2" dargestellt ist. |
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