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| Die Aufgabe eines Informationssystems besteht nicht
darin, Unmengen von Papier zu produzieren, die Informationen
müssen vielmehr exakt auf jenen Umfang eingegrenzt werden
können, der gerade interessant ist. Um unnötigen Ballast zu
vermeiden, müssen die Verarbeitungen flexibel genug sein, um bei
jeder Verarbeitung andere Kriterien zur Selektion der benötigten
Informationen zu verkraften. |
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| Benutzergesteuertes
Datenzugriffssystem |
| Der Standard ist in der
Praxis oft wenig hilfreich |
Bei Datenbanksystemen wird häufig auf den Vorteil
hingewiesen, jederzeit aus dem Datenbestand die benötigte
Information abrufen zu können. Eine solche Abfrage könnte etwa
folgendermaßen lauten:
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HOLE PERSONAL-DATEI
WENN STAATSBÜRGERSCHAFT = ÖSTERREICH
UND FAM-STAND = LEDIG
UND (ALTER > 30 UND ALTER < 40)
BEI (BERUF = TISCHLER ODER BERUF = MAURER)
UND AUSBILDUNG = MEISTER
BEI (DAUER = 12)
DANN DRUCKE NAME, ADRESSE, ALTER, ABTEILUNG |
| Bei einigermaßen guten
Maschinschreibkenntnissen wird man diese Anweisung
vielleicht ohne Tippfehler eingeben können. Allerdings wird
sich kaum ein Mitarbeiter im Personalbüro damit anfreunden
können, alle Schlüsselwörter und Regeln zu lernen, um sie
bei Bedarf für eine Anfrage wie die obige nutzen zu
können. |
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| Kann man es nicht besser
machen? |
Dennoch ist es eminent wichtig, aus dem vorhandenen
Datenbestand jederzeit die benötigte Information in kompakter
Form gewinnen zu können: Wenn man sich für die Überstunden
einer bestimmten Kostenstelle interessiert, dann sollte eine Liste
für diese Kostenstelle erscheinen und nicht eine, die sämtliche
Kostenstellen enthält. Ebenso ist es bei der Suche nach einem
Eingabefehler nützlich, wenn man beispielsweise aus dem
Buchungsjournal alle Zeilen mit Gegenkonto "Kassa" und
einem Betrag von 120 Euro abfragen kann und nicht das gesamte
Journal nach derartigen Zeilen durchsuchen muss. |
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| Selektion
mit IMS |
| Das Selektionsmodell von
IMS |
Das Dialog Data IMS verwendet ein eigenes
Selektionsmodell, das in allen Anwendungen verfügbar ist. Dieses
System sucht einen Kompromiss zwischen größtmöglicher
Funktionalität auf der einen Seite und leichter Erlernbarkeit
sowie Bedienungsfreundlichkeit auf der anderen Seite. |
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| Alle verfügbaren Werte
als Kriterien für die Selektion |
Zur Selektion können nicht nur praktisch alle in
den Datensätzen vorhandenen Informationen verwendet werden, es
können auch Werte aus den diesen Datensätzen zugeordneten
Stammdaten Kriterien für eine Auswahl sein. Das sind zum Beispiel
bei Buchungssätzen der FIBU Werte aus dem Kontenstamm oder aus
den Adressen von Kunden und Lieferanten. |
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| Beliebige Wertebereiche |
Für jedes Selektionskriterium können sowohl
einzelne Werte (zum Beispiel Jahr 1998) wie auch Wertebereiche
(Jahr 1991 bis 2005) gewählt werden. Da nicht immer alle
aufeinanderfolgenden Werte brauchbar sind, können diese Angaben
pro Feld achtmal auftreten: Werden die Jahre 1995, 1997 bis
1999 und 2002 bis 2005 benötigt, wählt man einfach Jahr 1995,
1997-1999, 2002-2005. |
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| Keine Einschränkung der
Möglichkeiten |
Es können beliebig viele der jeweils
verfügbaren Auswahlkriterien gleichzeitig verwendet
werden, also kann etwa in der Warenwirtschaft für eine Auswertung
die Auswahl "Warengruppen 5000-5999 und 7000-7800, Salzburger
und Kärntner Lieferanten (das macht man über die Postleitzahl),
Lieferung der Sommersaisonen in den letzten drei Jahren, Filialen
1, 3 und 5, nur die Umsätze von Dienstagen und Donnerstagen in
der Osterwoche von heuer und dem Vorjahr" lauten. Die Anzahl
und Kombination dieser Auswahlangaben kann völlig frei gewählt
werden. |
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| Einschränkung auf die
benötigten Informationen |
Die Werte zu den Selektionskriterien können in
beliebiger Reihenfolge, mit Überschneidungen und ohne Rücksicht
auf tatsächlich vorhandene Werte angegeben werden. Bei
Mehrfachangaben zu einem Kriterium muss mindestens eine der
Angaben zutreffen, damit der betreffende Datensatz für die
Verarbeitung verwendet wird. Nur Datensätze, auf die alle
angegebenen Kriterien zutreffen, werden in die Verarbeitung
aufgenommen. So kann jede Auswertung auf den wirklich benötigten
Bereich eingeschränkt und die Ausgabe unnötiger Informationen
verhindert werden. |
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| Benutzerfreundliches
Abfragekonzept |
Mit diesem System ist ein trotz der Komplexität
auch für EDV-Laien leicht erlernbares Abfragekonzept verfügbar,
bei der sich der Anwender nicht um Dateien oder Dateinamen
kümmern und mit Hilfe von einfach zu merkenden Kennzeichen mit
minimalem Eingabeaufwand jeden beliebigen Datenbereich selbst
definieren kann. |
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| Standards mit aktuellen
Ergänzungen |
Für Standardauswertungen können diese
Abfragefunktionen vorgefertigt gespeichert und um die bei der
jeweiligen Ausführung veränderlichen Werte (Monatsangabe und
dergleichen) ergänzt werden. |
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Softwarestandards |
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Datenmanagement |
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| Parametergesteuerte
Sortierung |
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Software
