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Dokumentenmanagement
Das
Dokumentenmanagement verwaltet jene Informationen, die in mehr oder
weniger unstrukturierter Form und in zahlreichen unterschiedlichen
Formaten vorliegen. Briefe, E-Mails, Fotos, Webseiten, Zeugnisse,
Beschreibungen, Prospekte, Bücher oder Zeitschriften sind nur einige
Beispiele für solche Informationsträger, von denen zumindest die beiden
letzteren zeigen, dass keineswegs alle Informationen im Computer
gespeichert sein müssen.
Bei der heute üblichen Informationsflut ist es eine fast unlösbare
Aufgabe, alle verfügbaren Unterlagen und Informationsquellen in einer
kontrollierten Form zu verwalten und die zur Bewältigung der
Lernprozesse im Unternehmen relevanten Informationen für die
beteiligten Mitarbeiter herauszufiltern und ihnen zu präsentieren.
Das Dokumentenmanagement ist wenigstens teilweise leichter zu
bewältigen, wenn sich das Unternehmen für die Erstellung eigener
Dokumente auf einen plattformunabhängigen und nicht an eine bestimmte
Anwendung gebundenes Format einigen kann, wie es zum Beispiel XML
darstellt.
Die Konzeption des Dokumentenmanagementsystems der Dialog Data
konzentriert sich zunächst darauf, Ordnung in die Informationsflut
zu bringen. So lange nicht jedes Schriftstück eindeutig identifizierbar
ist, lässt sich eine computergestützte Administration kaum realisieren.
Kernfunktionen des Systems sind
- die Vergabe von Berechtigungen - was innerhalb von InfoLink
über das Befugnismanagement gelöst wird -,
- die Versionskontrolle, die nicht nur die Aufzeichnung aller
Änderungen betrifft, sondern auch das Management der verteilten
Dokumente (etwa wer besitzt welche Version)
Funktionen
zum kontrollierten Zugriff auf den Datenbestand
Ergänzt werden diese Funktionen durch optische Archivsysteme und
Imaging-Tools, mit deren Hilfe große Mengen eingescannter Dokumente
elektronisch verarbeitet werden.
