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Veranstaltungsmanagement
Veranstaltungen, bei denen mehrere Personen zu einem bestimmten Zweck
zusammentreffen, sind in allen Fällen zu planen, zu dokumentieren und
nach der Veranstaltung zu bewerten. Es müssen Termine festgelegt und
koordiniert werden, die Teilnehmer sind zu informieren und die für die
Veranstaltung benötigten Ressourcen zu organisieren.
Je nach Art der Veranstaltung (Konferenz, Schulung, Präsentation,
Betriebsfeier) sind die Inhalte zu klären und entsprechende Unterlagen
sowie Präsentationsmittel vorzubereiten.
Zur Bewältigung dieser komplexen Aufgabenstellung bietet die Dialog Data
ein eigenes Softwaresystem für das
Veranstaltungsmanagement,
das alle diese Aufgaben unterstützt. Daneben kann die lokale Website
Informationsaufgaben im Zusammenhang mit Veranstaltungen effizient
unterstützen:
- Die geplanten Veranstaltungen können langfristig in
allgemein zugänglicher Form angekündigt werden.
- Die Organisation der Veranstaltungen kann durch Checklisten
und Verfahrensanweisungen unterstützt werden.
- Zu jeder Veranstaltung kann das vorgesehene Programm
publiziert und mit entsprechenden Unterlagen im Detail
dokumentiert werden.
- Wenn die Unterlagen schon als Webseiten verfügbar sind, können sie
eventuell gleich für Präsentationen genützt werden.
Zumindest aber bleiben sie als Informationsquelle erhalten, die zur Wiederholung
oder nachträglichen Information von an der Teilnahme
verhinderten Personen genutzt werden kann.
- Teilnehmer und Termine können über das Web koordiniert
werden. Mit entsprechenden Webseiten ist auch eine Anmeldung zu
Veranstaltungen einfach abzuwickeln. In ähnlicher Form können
die Teilnehmer Vorschläge und Wünsche an den Veranstalter
richten.
- Zur Analyse des Veranstaltungserfolgs können Webseiten als
Fragebögen dazu genutzt werden, eine Bewertung durch die
Teilnehmer vornehmen zu lassen und diese automatisch auszuwerten.
Wie alle anderen Dokumente können die im Web präsentierten Unterlagen
zu Veranstaltungen leicht modifiziert oder an geänderte Verhältnisse
angepasst werden und sind damit für die Mitarbeiter jederzeit im
aktuellen Zustand verfügbar.
