Das Mitarbeiterbetreuungssystem MIBS: Personalabrechnung
Lohndaten

Die wichtigste Aufgabe der Bruttoabrechnung besteht in der oben behandelten Bewertung der Lohndatensätze sowie in der Ermittlung der Bemessungen für die gesetzlichen Abgaben einerseits und für die Kostenrechnung andererseits.

Die Daten der Bruttolohnabrechnung können aus zahlreichen unterschiedlichen Quellen stammen und sich aus händisch erfassten sowie automatisch erzeugten Werten zusammensetzen:

Unabhängig von seinem Ursprung beinhaltet jeder Lohndatensatz Angaben über Personalnummer, Abrechnungsperiode, Lohnart, Kostenstelle, Datum (die beiden letzten können auch fehlen) sowie entweder Betrag oder Einheiten (Anzahl) und Satz bzw. Bewertungsfunktion. Es können zu jeder Lohnart pro Arbeitnehmer praktisch beliebige viele Lohndatenzeilen (etwa mit unterschiedlichen Kostenstellen oder bei wöchentlicher Datenerfassung) vorliegen.

Tritt eine Lohnart bei einem Arbeitnehmer in mehreren Formen gleichzeitig auf (etwa automatisch generiert, in den Fixbezügen und in den variablen Daten), so wird nach einer bestimmten Hierarchie jeweils nur der "höchstwertige" Datenbereich verwendet. Man kann zum Beispiel eine normalerweise automatisch berechnete Lohnart (und ebenso fixe Bezüge) durch Eingabe entsprechender Werte in den Variablen Daten übersteuern. Es werden in diesem Fall nur die Variablen Daten verwendet und die Lohndatensätze aus allen nachgeordneten Quellen ignoriert.

Die Daten für die Bruttoabrechnung können aus verschiedenen Quellen stammen, werden aber schließlich in den Variablen Daten gesammelt, die alle jene Lohndaten enthalten, die nur für die laufende Abrechnungsperiode gelten (zum Beispiel Überstunden). Daneben werden Fixe Bezüge, die über längere Zeiträume gelten, sowie automatisch erzeugte Lohndaten, für die keine eigenen Bewegungssätze (und damit Eingaben) notwendig sind, verwendet. Eine spezielle Form sind die Lohndaten aus der Anspruchsverwaltung, die ebenfalls automatisch generiert werden, jedoch nur dann, wenn entsprechende Informationen vorliegen (z.B. Krankenstand).

Die Bruttoabrechnung ermittelt die Bemessungen (Summen der LST- und SV-pflichtigen Bezüge usw.), aus denen die Nettoabrechnung die gesetzlichen Abzüge sowie allfällige zusätzliche Werte wie Gewerkschaftsbeitrag oder Familienbeihilfe bzw. Haushaltszulagen ermittelt. Da sich hier auch die Lohnnebenkosten ergeben, fallen in den Bereich der Nettoabrechnung auch einige Kostenrechnungsfunktionen.

Das System beherrscht sämtliche für die Lohnverrechnung relevanten Abgabenvorschriften (Lohnsteuer, Sozialversicherung, Dienstgeberbeitrag und -zuschlag, Kommunalsteuer) seit 1978. Daneben können verschiedene Versicherungssysteme für öffentlich Bedienstete abgerechnet werden.

Abzüge werden wie Bezüge in das System eingegeben und können sich auf alle verfügbaren Bewertungsverfahren stützen. Meist genügt jedoch die Angabe eines bestimmten Betrages. Spezielle Abzüge bilden die vom Teilsystem Darlehen/Exekutionen automatisch ermittelten Darlehensrückzahlungen und Pfändungen.

Den Abschluss der Nettoabrechnung bildet die Abrechnung der Familienbeihilfe, auf Wunsch die Berechnung eines Groschenausgleichs (der mittlerweile Centausgleich heißen müsste) und schließlich die Ermittlung des auszuzahlenden Betrages unter Berücksichtigung allfälliger Sachbezüge.

Die Abrechnung selbst ist in jede Auswertung integriert, es muss also kein eigenes Abrechnungsprogramm ausgeführt werden, um Auswertungen zu erhalten. Mit dieser Konzeption ist es auch jederzeit möglich, Auswertungen für künftige Perioden - basierend auf den derzeit vorliegenden Daten - zu erstellen.

Da das System kein Abrechnungsprogramm im üblichen Sinn verwendet, sind auch Korrekturabrechnung, Monatsabschlüsse und ähnliche Maßnahmen überflüssig. Es sind zwar solche Verfahren vorhanden, sie dienen jedoch nur dem Datenschutz und werden für die eigentliche Lohnverrechnung nicht benötigt.

Die Nachverrechnung ist eine Korrekturabrechnung, die dann benötigt wird, wenn Änderungen bekannt werden, nachdem eine Abrechnungsperiode mit Auszahlung der Bezüge, Abfuhr der Abgaben an die verschiedenen Institutionen und Übernahme der Daten in das Rechnungswesen schon abgeschlossen wurde. In diesen Fällen kann man nicht einfach die vorliegenden Daten korrigieren, sondern muss im Zuge der Abrechnung einer späteren Periode die Berichtigung der ursprünglich verwendeten Werte veranlassen.

Eine Nachverrechnung kann aus vielen unterschiedlichen Gründen erforderlich werden und ist für das Lohnsystem ebenso wie für die damit befassten Mitarbeiter ein aufwendiges Problem, bei dem das System eine möglichst einfach zu bewältigende Vorgangsweise anzubieten versucht. Aus diesem Grund werden auch nicht alle Fälle in derselben Form behandelt:

Nachzahlungen werden in den variablen Daten der aktuellen Lohnperiode erfasst, wobei angegeben wird, für welche Abrechnungsperiode diese Nachzahlung erfolgt. Da vielfach Überstundensätze aus dem Bezug des Vormonats berechnet werden und sich die Nachzahlungen auf Durchschnitte und andere Ansprüche auswirken können, werden bei einer Nachverrechnung grundsätzlich sämtliche Monate von der Nachverrechnungsperiode bis zur aktuellen Lohnperiode neu abgerechnet. Sämtliche sich dabei ergebenden Differenzen werden dabei in einer eigenen Nachverrechnungsdatei gespeichert und alle Lohnkontodaten auf die neuen Ergebnisse gebracht. Damit zeigen alle Auswertungen ein Bild, als ob die Abrechnung schon ursprünglich mit den richtigen Daten ausgeführt worden wäre. Nur auf Wunsch - etwa zur Kontrolle - werden zum Beispiel beim Druck des Lohnkontos alle Nachverrechnungen detailliert angeführt - es werden hier statt eines Lohnkontoblattes so viele gedruckt, wie Nachverrechnungen ausgeführt wurden. Im Lohnausweis für den Arbeitnehmer scheinen die nachverrechneten Bezüge und die daraus folgenden Änderungen der gesetzlichen Abzüge im Ausdruck für die laufende Abrechnungsperiode auf.

Bei Abzügen (zum Beispiel Vorschuss) ist eine Nachverrechnung nicht möglich und hätte auch wenig Sinn, da der nachverrechnete Abzug auf jeden Fall in der laufenden Lohnperiode einbehalten wird, ob man ihn nun nachverrechnet oder gleich für die aktuelle Periode erfasst.

Die vielfältigen Vorteile, die das Lohnsystem dadurch bietet, dass es sich sämtliche Stammdatenänderungen merkt und damit jederzeit Auswertungen über beliebige Zeiträume erlaubt, wirken sich dann nachteilig aus, wenn nachträglich Fehler in den Stammdaten festgestellt werden und in späteren Lohnperioden berichtigt werden sollen. Derartige Fehler können sich auf falsche Krankenkassennummern, Kostenstellen, Buchhaltungskonten oder Codes für Lohnsteuer oder Sozialversicherung beziehen, wobei die beiden letzteren sowohl im Lohnarten- wie auch im Personalstamm falsch angegeben sein können.

In diesen Fällen ist nicht immer eine praktikable Lösung zu finden: Lohnartenstammeintragungen betreffen das gesamte Lohnsystem (dortige Fehler führen dazu, dass sämtliche Abrechnungen falsch sind) und werden im allgemeinen so gut kontrolliert, dass sie in der Praxis nie vorkommen. Das Lohnsystem kann für derartige Fehler auch keine Lösung in Form einer Nachverrechnung anbieten.

Fehler durch falsche Lohnsteuercodes im Personalstamm sind einfach in der Form zu berichtigen, dass ein Jahresausgleich mit den aktuellen Lohnsteuerinformationen aus dem Personalstamm durchgeführt wird. Diese Vorgangsweise wird auch von den Lohnsteuerprüfern der Finanzämter akzeptiert.

Falsch ausbezahlte Familienbeihilfen können ähnlich wie Abzüge einfach mit der laufenden Abrechnung korrigiert werden.

Für Korrekturen in den Stammdaten, die keinen Einfluss auf die Lohnabrechnung selbst haben (Krankenkassennummern, Kostenstellen, Buchhaltungskonten) steht eine spezielle Nachverrechnungsauswertung zur Verfügung, welche die Verarbeitung einmal mit den seinerzeit gültigen Daten und einmal mit den aktuellen Werten ausführt und daraus ein Differenzauswertung ermittelt. Diese Differenzen können wahlweise gesondert ausgedruckt oder in die Auswertung für die laufende Lohnperiode übernommen werden.