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Checkliste Personalsystem

MIBS Personalmanagement
Personalsteuerung

Während sich die Personalbeschaffung mit der optimalen Auswahl von Stellenbewerbern befasst, besteht die Aufgabe der Personalsteuerung darin, für die im Unternehmen tätigen Mitarbeiter möglichst gute Arbeitsbedingungen und Entwicklungsmöglichkeiten zu finden.

Das Personalsteuerungssystem trägt mit einer vergleichenden Analyse von Anforderungs- und Eignungsprofilen dazu bei, dass jeder Mitarbeiter des Unternehmens an einem für ihn optimal geeigneten Arbeitsplatz eingesetzt wird.

Personalentwicklung

Ein regelmäßiger Vergleich zwischen Anforderungs- und Eignungsprofilen zeigt alternative Einsatzmöglichkeiten für einzelne Mitarbeiter, nötige Versetzungen und Schulungsmaßnahmen auf. In derselben Weise ist eine Stellvertreterplanung durchführbar.

Die Personalbeurteilung kann sich mit den über die tatsächlich genutzten Fähigkeiten der Mitarbeiter hinausgehenden betrieblich nutzbaren Eignungen befassen, um daraus Hinweise auf Fortbildungs- und Einsatzmöglichkeiten zu gewinnen. Das setzt natürlich voraus, dass die Eignungsprofile für die Mitarbeiter möglichst umfassend gestaltet werden und sich nicht nur auf die Anforderungen des gegenwärtigen Arbeitsplatzes beschränken.

Zusätzlich kann aus den absehbaren temporären oder permanenten Abgängen durch Ablauf befristeter Dienstverträge, Pensionierungen, geplante Kündigungen, Karenz oder Grundwehrdienst frühzeitig der daraus entstehende Personal- bzw. Qualifikationsbedarf ermittelt werden.

Durch den Vergleich der Eignungsprofile von Mitarbeitern zu verschiedenen Zeitpunkten kann deren Ausbildungsfortschritt dargestellt werden. Ähnlich werden Laufbahn- und Entwicklungsmodelle mit in die Zukunft reichenden Daten erstellt.

Ersatzarbeitskräfte

Bei kurzfristigen Ausfällen (Krankheit) ist gegebenenfalls unter den verfügbaren Mitarbeitern die bestmögliche Ersatzkraft zu finden. Dies kann durch Vergleich der Eignungsprofile der im Unternehmen beschäftigten Personen mit dem Anforderungsprofil der zu besetzenden Stelle erfolgen.

Qualifikationsanalyse

Die Analyse von Stellenanforderungen und Mitarbeiterfähigkeiten informiert über das Qualifikationsniveau des Unternehmens bzw. über dessen Entwicklung in der Vergangenheit. Hier ist zu erkennen, ob die Mitarbeiter im Durchschnitt eher an der Untergrenze der Anforderungen oder eher in der Nähe der Maximalanforderungen liegen.

Liegt das Niveau im unteren Bereich, kann das die Ursache für Leistungs- und Qualitätsmängel im Unternehmen sein, während eine im Durchschnitt hochqualifizierte Belegschaft möglicherweise nur überhöhte Personalkosten verursacht, ohne dass das im Betrieb vorhandene Potential wirklich genutzt werden kann.

Eine andere Form der Qualifikationsanalyse zeigt, welche Merkmale an welchen Stellen des Unternehmens gefordert sind und welche Eigenschaften für den Betrieb oder für gewisse Unternehmensbereiche die größte Bedeutung haben. Daraus lassen sich wichtige Schlüsse für die Schulungspolitik des Unternehmens ableiten.

Eine wichtige Maßnahme der Personalsteuerung ist die Beobachtung jener Mitarbeiter, die etwa wegen Personalknappheit außerhalb der Mindest- oder Höchstanforderungen ihrer Stelle liegen.

Personalförderung

Ein wesentliches Kriterium der Personalbeurteilung besteht darin, die latenten und derzeit nicht genutzten Fähigkeiten der Mitarbeiter abzuschätzen und zu fördern. Dies ist zum Beispiel in Hinblick auf die zunehmende Technisierung der Arbeitswelt von Bedeutung. Die Arbeitnehmer müssen sich in einem permanenten Lernprozess an neue Gegebenheiten anpassen und lernen, mit neuen technischen Einrichtungen umzugehen.

Die Abschätzung der Entwicklungsmöglichkeiten von Arbeitnehmern ist aus der laufenden Tätigkeit kaum möglich. Hier kommen eher Fortbildungsmaßnahmen außerhalb des eigentlichen Aufgabengebietes in Frage, welche die Flexibilität, Lern- und Aufnahmefähigkeit aufzeigen.

Um derzeit zwar nicht vorhandene, aber möglicherweise realisierbare Fähigkeiten ebenfalls festzuhalten, kann man für jeden Mitarbeiter neben dem Eignungsprofil ein Entwicklungsprofil in Form von Merkmalsstrukturen anlegen, in denen statt der vorhandenen Fähigkeiten die Entwicklungsmöglichkeiten bewertet werden. Dazu wird dem Ist- ein Soll-Zustand gegenübergestellt, wobei die Differenz zwischen beiden die Entwicklungsmöglichkeiten jedes Mitarbeiters beschreibt und wichtige Hinweise auf betriebliche Förderungsmaßnahmen liefert.

Im Bereich der Personalentwicklung helfen verschiedene Auswertungen bei der Planung von Maßnahmen zur Schulung, Förderung und beruflichen Entwicklung der Mitarbeiter:

• Übersicht über die Entwicklungsmöglichkeiten je Mitarbeiter
• Überprüfung von Einsatzmöglichkeiten an höherqualifizierten Arbeitsstellen
• Ausbildungsplan je Mitarbeiter