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Checkliste Personalsystem

MIBS Datenmanagement
Datenerfassung

Eine der Hauptaufgaben bei der Arbeit mit dem Personalsystem besteht in der Erfassung der benötigten Stamm- und Bewegungsdaten. Hier ist einerseits eine sinnvolle Gestaltung der Datenstruktur nötig, um Mehrfacherfassungen und Redundanzen zu vermeiden, andererseits soll trotz des großen Umfangs von unterschiedlichsten Informationen das Erfassungssystem einfach zu bedienen sein.

Zentrale Datenverwaltung

Eine wichtige Voraussetzung für eine ökonomische Arbeit mit dem System wurde dadurch geschaffen, dass die gesamte Datenverwaltung des Mitarbeiterbetreuungssystems von einem einzigen Programm aus erfolgen kann. Damit werden umständliche Programmwechsel und Unterbrechungen des Arbeitsflusses auch bei ständig wechselnden Aufgaben völlig vermieden. Das bringt neben einer übersichtlicheren Handhabung insbesondere den Vorteil, dass die Daten in der Reihenfolge erfasst werden können, in der sie anfallen. Zur Eingabe unterschiedlicher Datenbereiche ist kein Programmwechsel nötig, es müssen die Daten auch nicht für die jeweiligen Erfassungsfunktionen vorsortiert werden.

 

Da über das Erfassungsprogramm der Zugriff auf sämtliche Dienstnehmer und die Daten aller bisher verarbeiteten Jahre und Perioden möglich ist, können zur Kontrolle die erfassten Werte aus früheren Perioden oder von anderen Dienstnehmern jederzeit eingesehen werden, sofern die Datenschutzeinrichtungen des System dies erlauben. Durch die hohe Performance des Systems ist jede Abfrage für eine Personalnummer und eine Lohnperiode in weniger als einer Sekunde abgeschlossen. Abfragen zur Kontrolle der laufenden Eingabe oder telefonische Sofortauskünfte sind daher ohne Probleme und ohne Behinderung der laufenden Arbeit zu bewältigen.

Benutzerorientierte Zugriffsverwaltung

Selbstverständlich setzt sich die gesamte für die Datenerfassung verwendete Maskensoftware aus Standardmodulen zusammen und zeigt in jedem Anwendungsbereich des Erfassungsprogramms ein einheitliches Verhalten.

Sämtliche Stammdatensätze - Personal, Kostenstellen, Konten, Ämter - können über ihre Identifikationsnummer oder über einen Matchcode angesprochen werden.

Zentraler Zugriff auf alle Datenbestände

Mit dem Personaldatenerfassungsprogramm werden die Daten zu folgenden Arbeitsgebieten verwaltet:

• Benutzerrechte
• Steuerungsparameter und Abrechnungskonstanten
• Allgemeine Stammdaten (Konten, Kostenstellen, Ämter)
• Lohnarten
• Kostenarten
• Arbeitsplatzdatenbank
• Dienstpostenplan
• Personaldatenbank mit Adressen, Zusatzstammdaten und Bewegungen
• Personalstamm für Lohnverrechnung
• Angehörige
• Zeiterfassung mit Dienstplan
• Anspruchsverwaltung (Pflegefreistellung, Krankenstände, Urlaube, Dienstunterbrechungen)
• Darlehen und Exekutionen
• Fixe und variable Lohndaten sowie Nachverrechnungsdaten
• Interne Leistungsverrechnung
• Änderung der Personalnummer

Abrechnung über den Bildschirm und Onlineauswertung

Bei der Erfassung der Bewegungsdaten für eine Lohnperiode können die Ergebnisse der Abrechnung während der Eingabe über den Bildschirm beobachtet werden.

Das Erfassungsprogramm verfügt auch über etliche Druckfunktionen, um zum Beispiel beim Eintritt oder Austritt von Mitarbeitern die benötigten Papiere (Krankenkassenmeldungen, Austrittsabrechnung, Arbeitsbescheinigung, Lohnzettel) sofort anfertigen zu können.

Sicherheitseinrichtungen und Überwachungsfunktionen

In Abhängigkeit von den Befugnissen des Benutzers (siehe Datenschutz) steht der Zugriff auf sämtliche Datenbestände des Systems gleichzeitig offen. Diese Befugnisse können auf einzelne Datenbereiche sowie auf einzelne Personengruppen eingeschränkt sein. Die Benutzerrechte selbst können nur vom UNIX-Systemadministrator bearbeitet werden.

Auf Wunsch bzw. über eine entsprechende Eintragung in den Benutzerbefugnissen wird ein Protokoll über sämtliche Eingaben mit Datum, Uhrzeit, Maskennummer, Feldnummer und Eingabewert mitgeführt.