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| Fehlzeiten |
| Da die von der elektronischen Zeiterfassung
übernommenen Daten in der Regel nur die Anwesenheitszeiten der
Dienstnehmer enthalten, werden die fehlenden Urlaubs- und
Krankzeiten händisch mit einem Erfassungsprogramm oder im Intranet
über entsprechende Schnittstellen im lokalen
Informationssystem InfoLink nachgetragen. Damit verfügt das
System über sämtliche Arbeitszeiten und Abwesenheiten der
Dienstnehmer und kann diese Daten mit verschiedenen Zeitmodellen in
Beziehung setzen, woraus Mehrarbeit, Überstunden, Sonn- und
Feiertagsarbeit oder zeitabhängige Zuschläge für die
Lohnabrechnung ermittelt werden können. |
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| Einbindung in das
Zeitmanagement |
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Die Zeitabrechnung ist ein Teilsystem des MIBS
Zeitmanagements,
das folgendermaßen mit den übrigen Modulen dieses Subsystems
verknüpft ist:
Prinzipiell kann die Zeitabrechnung ohne vorgelagerte
Zeitaufzeichnung eingesetzt werden, wenn die benötigten
Informationen aus einem anderen System übernommen werden können
oder die Anwesenheitszeiten händisch erfasst werden.
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| Die Abwesenheitszeiten (Urlaub, Krankheit,
Arzt und ähnliche) können in der Regel nicht von den Dienstnehmern
selbst gebucht werden, sondern müssen von einer dazu befugten
Stelle in das Zeitabrechnungssystem eingegeben werden. Das kann je
nach Konfiguration direkt am Zeiterfassungsplatz oder aber zentral
innerhalb des Lohnsystems erfolgen. |
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| Ebenso kann die Auswertung der Buchungen zur Kontrolle
von Überstunden oder zur Analyse von Fehlzeiten zentral
im Lohnbüro oder dezentral in Abteilungen oder Filialen erfolgen.
Auch kann ein Informationssystem für die Dienstnehmer
eingerichtet werden, das über den aktuellen Stand an Überstunden,
Mehrarbeit oder Fehlzeiten informiert. |
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| Die Ergebnisse der Zeitabrechnung werden automatisch
in das Lohnsystem übernommen und in der Lohn- und Gehaltsabrechnung
weiterverarbeitet. |
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| Import von
Anwesenheitszeiten |
| Der Datentransfer und die Integration in
das Lohnabrechnungssystem erfolgen auf einfache Weise über
standardisierte Schnittstellen. Die Übernahme der Daten in das
Lohnsystem kann wahlweise über Disketten, über das Modem oder
über das Netzwerksystem erfolgen. Über ein lokales Netz oder über
ein Modem können auch dezentrale Stellen - etwa Abteilungsleiter -
auf alle Informationen über Arbeitszeiten und Fehlzeiten direkt
zugreifen. |
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| Zeitabrechnungsparameter |
| Die Parameter zur Zeiterfassung und -abrechnung
können für bis zu 63 Dienstnehmergruppen (Kollektivverträge)
angelegt werden und umfassen jeweils mehrere Gruppen von
Steuerungsangaben. |
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| Eine dieser Gruppen definiert die Zeitabrechnungsperioden,
die nicht mit den Lohnabrechnungsperioden übereinstimmen müssen.
Im Gastgewerbe werden beispielsweise die freien Tage derzeit
innerhalb eines Zeitraums von jeweils vier Wochen ausgeglichen.
Dabei beginnt jede neue Vierwochenperiode unabhängig von
Kalendermonaten und Lohnabrechnungsperioden immer am Tag nach dem
Ende der vorangegangenen Periode. Es gibt hier innerhalb eines
Jahres also mindestens 13 Ausgleichsperioden und daher wenigstens
eine Abrechnungsperiode, in die zwei solche Ausgleichsperioden
fallen. Aus diesem Grund ist zu jeder Ausgleichsperiode auch die
zugehörige Abrechnungsperiode anzugeben. |
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| Die zweite Gruppe von Parametern umfasst die Sollanwesenheitszeiten
pro Tag. Für jeden Wochentag können bis zu drei Beginn- und
Endzeiten angegeben werden. Stempelungen außerhalb dieser Zeit
werden wahlweise entweder nicht akzeptiert oder es wird eine Liste
von Anwesenheiten außerhalb der Sollzeiten ausgedruckt. Diese
Überschreitungen werden auch im Erfassungsprogramm dargestellt. |
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| Die dritte Parametergruppe steuert die Zeitabrechnung.
Sie enthält die Normalarbeitszeiten pro Wochentag, aus denen das
System die Ausfallszeiten ermittelt. Weiters werden hier bis zu 30 Bewegungsarten
definiert, die in der Zeitabrechnung außer den Anwesenheitszeiten
anfallen können: Krank, Urlaub, unbezahlter Urlaub, Arzt oder
Pflegefreistellung. Zu jeder Bewegungsart wird neben einigen
Steuerungsangaben die Lohnart festgelegt, unter welcher sie
abgerechnet werden soll. Schließlich werden hier die zeitabhängigen
Zulagen mit der Uhrzeit angegeben, innerhalb der ein Anspruch
auf die Zulage besteht, zum Beispiel Nachtzulage von 20:00 bis 6:00
Uhr. Dazu wird festgelegt, ob die Zulage an Werktagen, an Samstagen,
an Sonn- und Feiertagen oder immer abzurechnen ist und unter welcher
Lohnart sie in der Abrechnung aufscheinen soll. |
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| Mit einigen zusätzlichen Parametern werden
Informationen zu Feiertagsarbeit und -überstunden, Mehrarbeit,
Ausgleich von Überstunden und Behandlung von Minusstunden
gespeichert. |
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| Für spezielle Vereinbarungen können die
meisten dieser Steuerungsangaben bei jedem Dienstnehmer mit
individuellen Werten übersteuert werden. Es ist also
prinzipiell jedes beliebige Arbeitszeitmodell möglich. |
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| Betriebskalender |
| Die Datumsfunktionen kennen zwar alle fixen und
beweglichen Feiertage bis zum Jahr 2079, sind aber nicht über
betriebsspezifische und kollektivvertragliche Gegebenheiten
informiert, etwa in welchem Umfang der 24. Dezember ein Arbeitstag
ist. |
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| Der Systemkalender kann durch Eingabe zusätzlicher
arbeitsfreier Tage an die tatsächlichen Verhältnisse angepasst
werden. Daneben können in den Personaldaten spezielle Arbeitstage
und Feiertage festgelegt werden, etwa der 24. oder 31. Dezember mit
jeweils 4 Stunden Arbeit und 4 Stunden bezahltem Feiertag. Da diese
arbeitsfreien Tage möglicherweise nicht für alle Dienstnehmer in
gleicher Weise gelten, können sie sowohl unternehmensweit wie auch
für einzelne Dienstnehmergruppen gesondert festgelegt
werden. |
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| Dienstpläne und
Sollanwesenheitszeiten |
| Für das Gastgewerbe können eigene
Dienstpläne mit Verschiebung der Sonn- und Feiertage erfasst
werden. Das System kann auch Sollarbeitszeiten beobachten und
Mehrdienstleistungen melden, die auf Grund von frühzeitigem
Arbeitsbeginn anfallen, etwa wenn ein Mitarbeiter, dessen
Arbeitszeit um 6 Uhr beginnt, täglich schon um 5:30 Uhr anstempelt
und sich dadurch pro Woche 2,5 Überstunden ergeben. |
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| Dateneingabe und -abfrage |
| Das Zeitabrechnungssystem ist so konzipiert, dass es
als eigenständige Applikation eingesetzt werden kann. |
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| Die Anwesenheitszeiten werden über eine
Importschnittstelle von einem Zeitaufzeichnungssystem übernommen
oder mit dem Zeiterfassungsprogramm händisch eingegeben. In diesem
Programm können auch Korrekturen von Fehlbuchungen vorgenommen
werden. |
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| Die eigentliche Aufgabe des Erfassungsprogramms liegt
in der Eingabe der nicht gestempelten Abwesenheiten wie
Krankenstand oder Urlaub. Je nach Art der Abwesenheit können die
Buchungen entweder mit Datum und Zeit des Beginns und Endes oder
aber - etwa bei Urlaub - mit Beginn- und Enddatum erfasst werden. Im
letzteren Fall ermittelt das System automatisch die Sollarbeitszeit
für jeden Kalendertag, wobei nicht nur Wochenenden und Feiertage,
sondern auch regelmäßig anfallende Nacharbeitszeiten entsprechend
berücksichtigt werden. |
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| Die Werte der Zeitabrechnung können jederzeit über
den Bildschirm in Form einer nach Wochen gegliederten Übersicht
für die jeweilige Abrechnungsperiode abgefragt und in vielfältiger
Form ausgewertet werden. |
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| Auch im lokalen Informationssystem Dialog
Data InfoLink ist diese Funktion verfügbar:
Die Darstellung einer ähnlichen Abfrage im lokalen
Informationssystem InfoLink finden Sie in einer der folgenden
Webseiten. |
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| Ist keine automatische Zeiterfassung installiert,
können die Anwesenheitszeiten von den Stempelkarten mit diesem
Programm direkt eingegeben werden und werden dann in derselben Form
weiterbehandelt wie die automatisch übernommenen Zeiten. |
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| Externe Zeiterfassung |
| Damit die Erfassung der Abwesenheitszeiten und
allfällige Korrekturen direkt bei den elektronischen Stempeluhren
(zum Beispiel von den einzelnen Filialleitern) vorgenommen werden
können, ist das Erfassungsprogramm sowie ein Großteil der
Auswertungsprogramme auch für den Einsatz auf Personalcomputern
unter MS-DOS verfügbar. In diesem Fall werden die Datensätze der
elektronischen Stempeluhren nicht in das Lohnsystem, sondern in das
PC-Zeitabrechnungssystem übernommen und dort in derselben Form wie
unter UNIX bearbeitet. Die aufbereiteten Zeitdateien werden dann
anstelle der Stempel-Protokolldateien in das Lohnsystem übernommen. |
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| Abrechnung der
Arbeitszeiten |
| Während die Aufzeichnung der Anwesenheitszeiten mit
Datum und Uhrzeit oder der Abwesenheiten relativ unspektakulär ist,
liegt die eigentliche Leistung des Systems in der Abrechnung und
Bewertung der vorliegenden Buchungen in Abhängigkeit von den dem
Dienstnehmer und den einzelnen Bewegungsarten zugeordneten
Bewertungsmodellen. |
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| Das Zeitabrechnungssystem ermittelt aus diesen
Informationen alle datums- und zeitabhängigen Lohnbestandteile
wie Sonn- und Feiertagszuschläge, Nachtzuschläge, S/F- und
Nachtüberstunden entsprechend den für den betreffenden Mitarbeiter
gültigen Kollektivvertragsbestimmungen. Daneben führt das System Zeitausgleichs-
und Mehrarbeitsabrechnungen innerhalb der jeweiligen Lohnperiode
aus und ermittelt die Ansprüche auf erhöhte Lohnsteuerfreibeträge
für Nacht- und Schichtarbeiter. |
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| Bewertung von
Abwesenheitszeiten |
| Ist das Anspruchsverwaltungssystem
installiert, werden die Fehlzeiten automatisch bewertet und im
Abrechnungssystem berücksichtigt. Die Zeitabrechnung kann jedoch
auch ohne Anspruchsverwaltung uneingeschränkt genutzt werden. Es
sind in diesem Fall die Abwesenheitszeiten entweder durch händische
Berechnung oder Multiplikation der Zeiten mit einem fixen
Stundensatz innerhalb der Abrechnung zu ermitteln. |
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| Die gespeicherten Abwesenheiten sind auch eine
wichtige Grundlage für die Analyse der Fehlzeiten, etwa eine
Krankenstandsstatistik. |
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| Auswertungen |
| Die Zeitabrechnung ist in das Erfassungsprogramm
integriert, weshalb die wichtigsten Ergebnisse permanent schon bei
der Eingabe ersichtlich sind und auch bei der automatischen
Übernahme, die in beliebigen Abständen erfolgen kann, laufend
eingesehen werden können. |
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| Wie jedes Anwendungssystem der Dialog Data enthält
auch die Zeitabrechnung ein Summenlistenprogramm, das nach
beliebigen Kriterien Selektionen erlaubt und alle verfügbaren
Datenfelder als Sortierschlüssel nutzen kann. |
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| Mit diesen Auswertungen können Übersichten über
den aktuellen Bestand an Überstunden oder die je
Kostenstelle geleisteten Arbeitsstunden ebenso hergestellt werden
wie Vergleiche mit beliebigen früheren Perioden. |
