Das Mitarbeiterbetreuungssystem MIBS: Personalevidenz
KV-Abrechnung

Im Personalstamm des Dienstnehmers ist neben Eintrittsdatum und KV-Gruppe die für die KV-Abrechnung gültige Vordienstzeit eingetragen.

Aus diesen Informationen kann das System für jede Periode die Dienstzeit einschließlich der Vordienstzeiten und die sich daraus ergebende Einstufung innerhalb der KV-Gruppe sowie den Termin für die nächste Vorrückung ermitteln.

Das Abrechnungssystem kann die KV-Informationen dazu nutzen, automatisch die Bezüge aus den KV-Tabellen zu ermitteln und Vorrückungen vorzunehmen.

Analog wird zu Beginn des Urlaubsjahres der offene Urlaub um den Urlaubsanspruch erhöht. Auch hier sind verschiedene Auswertungen verfügt, wobei auch der Dienstnehmer über das Abrechnungsblatt Informationen zum aktuellen Bestand, zu Bestandsveränderungen (Urlaubsverbrauch) und zu Termin und Ausmaß des nächsten Anspruchs erhält.

Bei automatischen Erhöhungen der Ist-Bezüge prüft das System, ob nach der Erhöhung der neue KV-Bezug unterschritten wird und passt gegebenenfalls den Ist-Bezug entsprechend an.

Die Entgeltfortzahlung wird im Rahmen der Anspruchsverwaltung bearbeitet und dort beschrieben.

Die Tabellen zum Bezugsschema werden in folgender Form angelegt:

Jede dieser Tabellen erhält eine Bezeichnung, welche die Einstufung beschreibt (oben "Verwendungsgruppe 5A"), und bis zu 24 Gehaltsstufen, wobei zu jeder Stufe neben einer eigenen Stufenbezeichnung angegeben wird, wie lange (in Monaten) diese Stufe zu verwenden ist und welcher Betrag ihr zugeordnet wird. Die Bezeichnungen für die KV-Gruppen und die einzelnen Stufen können natürlich frei gewählt werden.

Ein Mitarbeiter mit einer Dienstzeit einschließlich der Vordienstzeiten von 91 Monaten wird nach dem obigen Schema vom System den in der 5. Stufe (24 + 24 + 24 +12 + 7 = 91) eingetragenen Betrag erhalten. Es können bis zu 250 solcher Tabellen im System angelegt werden, wobei die Tabellen nicht nur für Schemabezüge, sondern grundsätzlich für alle Werte, die von der Dienstzeit abhängen, verwendet werden können.

(Verkleinerte Abbildung - mit Klick auf das Bild sehen Sie es in voller Größe)

Diese Liste zeigt, die gegenwärtige Einstufung des Mitarbeiters, seit wann sie mit welchem Bezug gilt, welche Dienstzeit der Mitarbeiter hat und wann die nächste Vorrückung fällig ist. Zusätzlich werden die Abweichungen des Ist-Bezugs vom KV-Bezug dargestellt. Teilzeitbeschäftigte werden entsprechend aliquotiert.

Zu jeder Verwendungsgruppe werden die ihr angehörenden Mitarbeiter aufgelistet. Pro Dienstnehmer sieht man, seit wann die aktuelle Einstufung gilt, die Dienstzeit, die KV-Stufe, den KV-Bezug, den Ist-Bezug, das Ausmaß einer allfälligen Teilzeitbeschäftigung samt Hochrechnung des Ist-Bezugs auf 100 % und das Eintritts- sowie Geburtsdatum des Mitarbeiters.

Diese Liste zeigt je KV-Gruppe die einzelnen Stufen und die Anzahl der Mitarbeiter pro Stufe samt den durchschnittlichen Bezügen.

Die Dienstnehmer werden zusätzlich nach der Überzahlung in Gruppen gegliedert. In der Überschrift der obigen Liste bedeutet der Text "-1%", dass diese Spalte die Anzahl der Mitarbeiter mit einer Überzahlung bis 1 % des KV-Bezugs enthält, während die nächsten Spalten ("-10%" und "-20%") die Anzahl der Dienstnehmer mit einer Überzahlung von 10 % beziehungsweise 20 % angeben. In der letzten Spalte vor dem Bezug sind schließlich jene Mitarbeiter enthalten, welche eine Überzahlung von mehr als 20 % aufweisen.

Die Stufen für diese Aufgliederungen (1 %, 10 %, 20 %) können frei gewählt und jederzeit geändert werden.

Vielfach werden für den KV-Bezug und die Überzahlung eigene Lohnarten verwendet.

Da wie bei allen für die Abrechnung relevanten Daten auch die KV-Tabellen mit einem Gültigkeitsdatum gespeichert werden und alle davor gültigen Werte erhalten bleiben, kann sich das Bezugsschema auch während des Jahres (im obigen Beispielsschema ab November 2005) ändern.