Die Zeitaufzeichnung übernimmt die Meldungen aus dem
Identifikationssystem und erstellt daraus je nach dem aktuellen Status des
Mitarbeiters Buchungen "Kommt" oder "Geht" mit
Personenkennzeichnung, Datum und Uhrzeit.
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| Zeiterfassung |
| Es werden Zeiterfassungsstellen eingerichtet,
für deren Konfiguration ein sehr großer Spielraum besteht.
Grundsätzlich wird hier eine Einrichtung benötigt, die es den
Dienstnehmern erlaubt, mit minimalem Aufwand "kommt"- und
"geht"-Stempelungen vorzunehmen. Dazu sind technische
Einrichtungen in großer Vielfalt (Fingerprintscanner,
Strichcodeausweise, Magnetkarten und andere) verfügbar, die
entsprechend den individuellen Anforderungen gewählt werden
können. Die Buchungen von Anmeldungen und Abmeldungen werden für
eine spätere Weiterverarbeitung gespeichert. Es sollte hier auch
ein Drucker verfügbar sein, mit dem für den Dienstnehmer eine
Bestätigung über die vorgenommene Buchung ausgedruckt wird. |
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| Bei entsprechender Konfiguration können auch auftragsbezogene
Buchungen aufgezeichnet werden, deren weitere Verarbeitung etwa
für eine Auftragsabrechnung oder für die Nachkalkulation
individuell geregelt werden muss. Für derartige Anwendungen sind
allerdings in den meisten Fällen zusätzliche Benutzereingaben
erforderlich. |
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| Dateien der
Zeitaufzeichnung |
| Das System verwendet mehrere Dateien zur Steuerung
des Ablaufs und zur Protokollierung der Ereignisse. |
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| Steuerungsparameter |
| Über die Steuerungsparameter können einzelne
Funktionen der Zeitaufzeichnung individuell gestaltet werden. |
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| Benutzerstamm |
| Der Benutzerstamm ist derselbe wie im
Identifikationssystem. |
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| Benutzerstatus |
| In dieser Datei wird der aktuelle Status jedes
Benutzers (anwesend oder abwesend) festgehalten, aus welchem beim
nächsten Identifikationsvorgang die Art der Transaktion
("Kommt" bei abwesend oder "Geht" bei anwesend)
ermittelt wird. |
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| Zeitaufzeichnungen |
| Wird der Fingerprintscanner zur Aufzeichnung von
Anwesenheitszeiten verwendet, werden in den Zeitaufzeichnungen für
jede erfolgreiche Meldung über den Scanner je nach dem aktuellen
Zustand des Benutzers (anwesend oder abwesend) Eintragungen für den
Beginn oder das Ende der Anwesenheit vorgenommen. |
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| Funktionen zur
Zeitaufzeichnung |
| Die Programme zur Aufzeichnung von Anwesenheitszeiten
mit Hilfe des Fingerabdruckscanners umfassen Verarbeitungen zur
Protokollierung und Korrektur der Zeitmeldungen, beinhalten jedoch
keinerlei Funktionen aus dem Bereich der Lohnabrechnung. |
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| Aufzeichnung Anwesenheitszeiten |
| Die Aufzeichnung der Anwesenheitszeiten mit Hilfe
eines Identifikationssystems stellt die zentrale Funktion des
Systems dar. Per Fingerabdruck werden die Zeiten des Beginns und
Endes der Anwesenheit pro Benutzer aufgezeichnet und stehen für
weitere Verarbeitungen zur Verfügung. |
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| Die Zeitaufzeichnung erfolgt automatisch und ohne
jeden Bedienungseingriff durch Anmelden beim Identifikationssystem,
zum Beispiel durch Auflegen eines Fingers auf den Scanner. Jede
Identifikationsmeldung ändert den Status des zugehörigen
Mitarbeiters von "abwesend" in "anwesend"
("kommt") und umgekehrt von "anwesend" in
"abwesend" ("geht"). Im letzteren Fall
("geht") wird eine Eintragung mit Kommt- und Geht-Zeit in
das Zeitaufzeichnungsprotokoll vorgenommen. |
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| Über die Steuerungsparameter können etliche
Sonderfälle geregelt werden, wie der minimale Zeitraum zwischen
zwei Identifikationsvorgängen (falls jemand seinen Finger zu lange
auf den Scanner hält) oder die maximale Anwesenheitszeit, die dann
benötigt wird, wenn sich jemand nicht abgemeldet hat und daher am
nächsten Tag im Status "anwesend" wieder anstempelt, was
zu einer "Geht"-Buchung führen würde. |
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| Protokoll Zeitaufzeichnung |
| Das vom Zeitaufzeichnungssystem aufgezeichnete
Anwesenheitsprotokoll kann in chronologischer Form für beliebige
Zeiträume ausgedruckt werden. |
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| Export Zeitaufzeichnung |
Zur Übernahme in ein externes Zeitabrechnungssystem
wird eine Textdatei erstellt, welche entsprechend den Angaben in den
Steuerungsparametern die Arbeitszeitdaten in eine Textdatei
einträgt. Standardmäßig werden hier
- Personalnummer
- Datum
- Beginn der Arbeit und
- Ende der Arbeit
für jede Arbeitsperiode eingetragen. |
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| Liste anwesende Personen |
| Die Liste der anwesenden Personen zeigt alle
Mitarbeiter, die zuletzt eine "Kommt"-Stempelung
durchgeführt haben, also aus Sicht des Systems anwesend sind. |
