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Checkliste Personalsystem

MIBS Datenmanagement
Das Dateisystem

Die durchgehende Strukturierung des Mitarbeiterbetreuungssystems ist auch am Dateikonzept zu erkennen. Die Datenbestände lassen sich in zwei Gruppen, Personalmanagement und Personalverwaltung, trennen. Innerhalb jeder Gruppe ist eine weitere Untergliederung nach Anwendungsbereichen erkennbar.

 

Die grau unterlegten Datenbestände bilden das Minimalsystem für die Lohnverrechnung, die schraffierten Teile können als eigenständiges Adressenverwaltungssystem genutzt werden. Alle weiteren Datenbankbereiche werden bei Bedarf im Zusammenhang mit den übrigen Systembestandteilen verwendet.

Im Personalmanagement werden über die eigentliche Lohnabrechnung hinaus für Personalbedarfsplanung, Personalbeschaffung oder Personaleinsatzplanung zahlreiche Informationen zu den einzelnen Dienstnehmern wie auch zu betriebsfremden Personen benötigt. Das weiter unten beschriebene Personalinformationssystem hält für diesen Aufgabenkomplex einen nach den betrieblichen Bedürfnissen frei gestaltbaren "Personalakt" bereit.

Personalstamm

Die personenbezogenen Daten werden vom System in zwei Abschnitte gegliedert: Der Personalstamm enthält alle für die Lohnverrechnung benötigten Informationen und wird nur für Mitarbeiter des Unternehmens verwendet. Die im Kapitel "Personalinformationssystem" beschriebene Personaldatenbank enthält darüber hinaus ein umfangreiches Dokumentationsarchiv zu beliebigen Personen, die Mitglieder des Unternehmens, aber auch betriebsfremde Personen (zum Beispiel Stellenbewerber) sein können.

Die für die Abrechnung relevanten Personalstammdaten werden mit dem Datum versehen, ab welchem sie gelten. Damit sind dem System alle Änderungen und die zu früheren Zeitpunkten gültigen Werte bekannt. Auswertungen für vergangene Abrechnungsperioden können daher immer auf die damals gültigen Informationen zurückgreifen, wobei auch im Falle mehrerer Änderungen zu verschiedenen Zeitpunkten in jeder Periode die richtigen Werte verwendet werden.

Systemdaten

Die Systemdaten umfassen alle Steuerungsangaben der Personalsoftware wie Abrechnungskonstanten, Lohnarten, Kostenrechnungsparameter oder Zugriffsberechtigungen.

Wie bei den Personaldaten merkt sich das System auch hier alle für die Abrechnung relevanten Änderungen über beliebige Zeiträume. Damit wird es möglich, auch für bereits Jahre zurückliegende Abrechnungsperioden nachträglich Auswertungen zu erstellen und dazu die seinerzeit gültigen Stammdaten zu verwenden. Falls sich derartige Auswertungen über mehrere Lohnperioden erstrecken, werden natürlich für jede Periode die zugehörigen Stamminformationen herangezogen.

In diesen Datenbereich fallen auch alle Parameter, mit denen das System entsprechend den anwenderspezifischen Anforderungen konfiguriert wird: Zeiterfassung, Anspruchsverwaltung, Exekutionen oder das Bezugsschema sind einige Beispiele dafür. Diese Daten lassen sich bei Änderung der Voraussetzungen jederzeit an die neuen Gegebenheiten anpassen.

Da alle diese Werte über den Bildschirm eingegeben und gewartet werden, sind Anpassungen an betriebsinterne Erfordernisse oder an geänderte gesetzliche Bestimmungen im allgemeinen einfach und ohne Änderung der Programme zu bewältigen.

Für sämtliche Steuerungsdaten und Parameter geben Druckprogramme die gespeicherten Informationen in derselben Form aus, wie sie in der Maske des Erfassungsprogramms erscheinen. Zusätzlich können die meisten Datenbereiche - etwa der Lohnartenstamm - in verschiedenen Listen ausgewertet werden.

Allgemeine Stammdaten

Das Personalsystem verwendet etliche Stammdaten, die in einer integrierten Anwendung von vielen verschiedenen Applikationen gemeinsam genutzt werden. Im einzelnen sind das

• Buchhaltungskonten
• Kostenstellen
• Banken
• Finanzämter
• Arbeitsämter
• Krankenkassen
• Gemeinden

Diese Stammdaten werden mit einem eigenen Teilsystem (der zentralen Stammdatenverwaltung UniBase) bearbeitet, welches diese Datenbestände zentral für alle Anwendungen verwaltet und bereitstellt. Auf diese Weise sind Mehrfacherfassungen ausgeschlossen, und das Lohnbüro muss sich nicht um die Wartung der Stammdaten des Rechnungswesens kümmern, sofern dieses dasselbe EDV-System wie der Lohn verwendet.

Für jene Installationen, bei denen das Lohnbüro diese Stammdaten selbst warten muss, ist die Datenverwaltung in das zentrale Erfassungsprogramm des Personalmanagements integriert. Es können daher auch diese Daten ohne Programmwechsel einfach betreut werden.

Sämtliche Stammdaten dieses Bereichs können für beliebige Nummernbereiche als Listen wahlweise sortiert nach Nummern oder Namen ausgedruckt werden.

Änderung von Personal- und Stammnummern

Die Änderung der Personalnummer eines Mitarbeiters ist ebenso wie die Änderung der ID-Nummer vieler anderer Stammdaten (nicht allerdings der Lohnarten) jederzeit möglich. Damit kann die Übernahme eines Arbeiters in das Angestelltenverhältnis mit entsprechender Personalnummernänderung ebenso einfach abgewickelt werden wie etwa eine Neuorganisation des Kostenstellenschemas.

Mit der Änderung einer Identifikationsnummer im entsprechenden Stammdatensatz sind automatisch sämtliche Eintragungen zu diesem Stammsatz in allen Teilsystemen auf die neue Nummer geändert. Wird also zum Beispiel die Nummer einer Kostenstelle im Kostenstellenstamm geändert, so zeigen automatisch sämtliche Personalstammeintragungen und alle Zeit- und Bewegungsdatensätze mit dieser Kostenstelle ebenfalls die neue Nummer, ohne dass dazu ein händischer Eingriff oder ein Reorganisationsprogramm benötigt wird.