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Checkliste Personalsystem

Das Mitarbeiterbetreuungssystem MIBS: Personalevidenz
Reisekostenabrechnung

Mit Reisekostenentschädigungen wird den Dienstnehmern der Aufwand für Dienstreisen ersetzt. Sie gliedern sich in Reisevergütungen (Fahrtkostenvergütungen und Kilometergelder), Tagesgelder und Nächtigungsgelder. Darüber hinaus sind fallweise auch die über die Normalarbeitszeit hinausgehenden Reisezeiten abzugelten.

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Durch die Vielfalt der kollektivvertraglichen und abgabenrechtlichen Vorschriften kann die Reisekostenabrechnung für das Lohnbüro zu einer mühsamen, zeitaufwendigen und fehleranfälligen Aufgabe werden, bei der die Personalevidenz von MIBS eine ganz entscheidende Hilfe bieten kann:

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Für jede Dienstreise werden neben allgemeinen Angaben über den Zweck mit Datum, Uhrzeit und Ort die für die automatische Abrechnung benötigten Daten erfasst.

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Der Aufwand kann mit oder ohne Beleg abgerechnet werden, ebenso ist die Berücksichtigung von Arbeitsessen sowohl bei Inlands- wie auch bei Auslandsdienstreisen vorgesehen. Bei Bedarf können für jede einzelne Position die vom System ermittelten Werte händisch übersteuert werden.

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Für die Zwecke der Kostenrechnung kann man jede Dienstreise einer Kostenstelle zuordnen, die Kosten einer Dienstreise können aber auch auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt werden, etwa wenn ein Vertreter im Zuge einer Dienstreise fünf Kunden besucht.

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Aus diesen Angaben ermittelt das System vollautomatisch für beliebige Kollektivverträge unter Berücksichtigung der Lohnsteuer- und Sozialversicherungsvorschriften die abgabefreien und abgabepflichtigen Bestandteile der Reisekosten, wobei je nach den im Einzelfall gültigen Vorschriften für Tagesgelder sowohl die Kalendertags- wie auch die 24-Stunden-Regelung angewendet werden können.

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Natürlich beherrscht das System neben den Inlandsdienstreisen auch alle Formen der Kostenabrechnung für Auslandsdienstreisen. Es können beliebige Kombinationen von Inlands- und Auslandsdienstreisen, auch durch mehrere Länder abgerechnet werden.

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Bei Bedarf wird auch die über die Normalarbeitszeit hinausgehende Reisezeit in dem im Kollektivvertrag vorgesehenen Umfang abgegolten.

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Die Verrechnungsmodalidäten für Reisekosten können ebenfalls frei gestaltet werden: Hat der Dienstnehmer einen Kostenersatz bereits - eventuell teilweise - aus der Kassa erhalten, werden nur noch die abgabenrechtlichen Vorschriften berücksichtigt, andernfalls werden die Reisekosten über die Lohnverrechnung ausbezahlt.