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Checkliste Personalsystem

MIBS Personalinformationssystem / Personalkartei
Aufzeichnungen in der Personalkartei

In der Personalkartei können für jeden Mitarbeiter und Bewerber bis zu 99 "Karteikarten" zur Aufzeichnung beliebiger Informationen eingerichtet werden, wobei jede Karteikarte für einen Dienstnehmer bis zu 65000 Zeilen enthalten kann.

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Jede Zeile in der Karteikarte enthält zwei Datumsangaben (zum Beispiel Beginn und Ende oder Termin und Erledigung), drei Werte (für Beträge, Kosten, Mengen), acht Kennzeichen (jeweils 'JA' oder 'NEIN'), einen Code aus den Standardtexten (siehe Stammdaten) sowie einen beliebigen Text, der bis zu 40 Stellen lang sein kann.

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Alle diese Werte mit Ausnahme des Textes können in Auswertungen zur Selektion verwendet werden.

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Die Personalkartei ist so universell verwendbar, dass wir hier nur einige Anwendungsmöglichkeiten aufzählen können:

• Lebenslauf
• Ausbildung
• Disziplinarmaßnahmen
• Spendenlisten
• Diensterfindungen und Verbesserungsvorschläge
• Qualitätssicherungsinformationen
• Firmeninterne Ereignisse
• Personalverkauf

Da die Beträge auf jedem Karteiblatt in Auswertungen summiert werden, können einzelnen Karteikarten auch wie Buchhaltungskonten geführt werden.

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Die Informationen in jeder der Karteikarten können unterschiedliche Bedeutung haben und dem jeweiligen Zweck der Karte angepasst werden. Die Karteikarte Lebenslauf wird also andere Informationen enthalten als die Karteikarte Disziplinarmaßnahmen.

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Beliebige Eintragungen

Als Beispiel für ein Karteiblatt haben wir unten eine hypothetische Spendenliste dargestellt, die alle Eigenschaften eines Karteiblattes zeigen. Lediglich die freien Texte am rechten Rand sind aus Platzgründen abgeschnitten (rechts neben der Spalte Anmerkung ist Platz für 40 Stellen Text): An diesem Beispiel können wir alle Funktionen der Personalkartei betrachten:

Die Zeilen sind wie in einem Buchhaltungsjournal fortlaufend nummeriert, wobei die Zeilennummern als eindeutige Kennzeichnung (etwa bei Änderungen) verwendet werden.

Die Datumsangaben in den beiden nächsten Spalten (von und bis, Datum und Termin) können frei verwendet werden. Oben bei den Spenden könnte man den Termin der Weihnachtsfeier und das Datum der Spendenleistung eintragen. Damit lassen sich beispielsweise Spendenlisten für die Feier am 22.12.2002 erstellen. Die Datumseintragungen können auf jedem Karteiblatt eine andere Bedeutung haben und zum Beispiel auch das Datum der Eintragung und das Datum der Erledigung aufnehmen. Natürlich kann man die Datumsangaben auch leer lassen.

Die Kennzeichen können acht Mal den Wert J (Ja) oder N (Nein) enthalten und ebenfalls beliebig verwendet werden. Mit ihrer Hilfe kann man Zeilen speziell markieren und eine Auswertung zum Beispiel auf jene Zeilen beschränken, die in der ersten Spalte 'J' enthalten.

In der Spalte Wert können pro Zeile Zahlen zwischen 0 und 65000 eingetragen werden. Hier können bei Bedarf Schulungsergebnisse oder Stückzahlen (zum Beispiel bei einem Losverkauf) eingetragen werden.

In die nächsten beiden Spalten kann ein Betrag eingetragen werden, wobei auch hier die Bedeutung dem Anwender überlassen ist und von Kartei zu Kartei wechseln kann. Diese Werte sind nicht nur für Spenden oder Personalgeschäfte gedacht, sie können auch benutzt werden, um beispielsweise im Karteiblatt Lebenslauf den Gehalt bei den früheren Dienstgebern einzutragen.

Die Betragsfelder könnten auch für das betriebliche Vorschlagswesen mit einer Bewertung der Kostenauswirkungen genutzt werden. Hier lassen sich nicht nur die Vorschläge je Mitarbeiter stellen, sondern auch Listen der Vorschläge aus einem bestimmten Unternehmensbereich oder eine Übersicht über die insgesamt möglichen Kostenauswirkungen anfertigen.

In der Spalte Anmerkung werden Standardtexte eingetragen, die mit einer Nummer gekennzeichnet sind (siehe Standardtextverwaltung beim Stammdatensystem). Diese Standardtexte sind nicht nur frei definierbar, sondern haben auch die Funktion, Informationen über die Textnummer aus der Personalkartei zu filtern. Wenn zum Beispiel ein Standarttext "Erste-Hilfe-Kurs" vorhanden ist, kann man ganz einfach alle Mitarbeiter finden, die einen derartigen Kurs absolviert haben. Über das Datum findet man zusätzlich jene Personen, bei denen dieser Kurs beispielsweise schon länger als drei Jahre zurückliegt.

Schließlich kann in der Spalte Text ein beliebiger Text mit maximal 40 Stellen eingetragen werden, der jedoch in Auswertungen nicht als Selektionskriterium verwendet werden kann.