MIBS
Personalinformationssystem / Personendaten
Ergänzungsdaten
Die Ergänzungsdaten umfassen jene Informationen, die zwar in jeder
Adresse vorkommen können, aber nur dann gespeichert werden, wenn sie
tatsächlich auftreten. Für Adressen, bei denen derartige Informationen
nicht benötigt werden, wird damit nicht unnötig Speicherplatz auf der
Magnetplatte belegt.
Diese Daten umfassen Anmerkungen (beliebige Texte), verschiedene
Datumsangaben und Werte, deren Verwendung vom Anwender
festgelegt wird (zum Beispiel Geburtsdatum, Datum Bewerbung, Datum
Absage), Telefon- und Faxnummer, Bankverbindung und verschiedene als
Selektionskriterien verwendbare Kennzeichen. Wenn die
Standardfunktionen des Systems dafür nicht reichen, kann daneben eine
spezielle Briefanrede für die Textverarbeitung gespeichert werden, was
aber nur in außergewöhnlichen Fällen erforderlich ist.
Außerdem werden hier bis zu 99 Angehörige eingetragen. Im Personalsystem
sind das die verschiedenen Verwandten, bei Firmenadressen werden hier
Mitarbeiter oder Ansprechpartner gespeichert. In diesem zweiten Fall kann
man das Personalinformationssystem dazu nutzen, auf einfache Weise
Informationen über bei anderen Unternehmen tätige Dienstnehmer zu
speichern, ohne für jede dieser Personen eine eigene Adresse anlegen zu
müssen. Soll auch die Privatadresse dieser Personen gespeichert werden,
wird allerdings ein eigener Adressendatensatz benötigt. Umgekehrt kann
man hier zu einer Adresse jene Firmen eintragen, bei denen diese Person
beschäftigt ist oder war. Der eigentliche Verwendungszweck bei
Firmenadressen liegt darin, über entsprechende Kennzeichen zum Beispiel
für Mailings alle Geschäftsführer oder alle Vertriebsleiter zu finden.
Insgesamt können bis zu 16 KB Ergänzungsdaten pro Adresse gespeichert
werden. Das System in der gegenwärtigen Form nutzt davon etwa 6.5 KB.
