MIBS
Personalinformationssystem / Personendaten
Zusatzstammdaten
Das Konzept des Personalinformationssystems beruht auf der Überlegung,
dass bei Bedarf alle benötigten Informationen zu bestimmten Personen oder
Personengruppen gespeichert werden sollen, ohne den für diese Angaben
erforderlichen Speicherplatz für sämtliche im Datenbestand vorhandenen
Mitarbeiter und Adressen zu reservieren. Will man etwa bei Akademikern die
Stammhochschule, die Studienrichtung, das Dissertationsthema und einige
weitere mit dem Studium zusammenhängende Informationen speichern, so hat
es wenig Sinn, in einem Unternehmen mit 1000 Mitarbeitern für die dort
beschäftigten 30 Akademiker diese Datenfelder im Personalstamm vorzusehen
und für die 970 Nichtakademiker mit leeren Eintragungen auf der
Magnetplatte zu speichern. Ein solches System würde 97 % des
Speicherplatzes ungenützt vergeuden und nur die Verarbeitungszeiten
unnötig verlängern
Zur Speicherung von speziellen Informationen werden daher eigene
Zusatzdateien
verwendet. Es können bis zu 26 derartige Zusatzdateien mit vom Anwender
frei definierbarem Inhalt mitgeführt werden, zum Beispiel in eine Datei
mit Hochschuldaten der Akademiker oder eine Datei mit speziellen Daten von
Führerscheinbesitzern oder Piloten.
Diese Lösung hat einerseits den Vorteil, dass man nahezu beliebige
Datenmengen
zu allen Mitarbeitern, Bewerbern und sonstigen Personen
speichern und jederzeit auch wieder löschen kann. Andererseits bietet
sich hier ein einfacher Weg, bestimmte Personen aus diesen speziellen
Gruppen sofort zu finden: Benötigt man eine Liste aller Architekten, so
genügt es, die im obigen Beispiel verwendete Akademikerdatei mit 30
Eintragungen danach zu durchsuchen, ohne dass sämtliche 1000 Mitarbeiter
und eventuell noch einmal so viele Bewerber und Interessenten vom System
verarbeitet werden müssen.
Der Benutzer selbst braucht sich um diese Datenorganisation nicht zu
kümmern. Aus seiner Sicht verfügt jede Person in der Personaldatenbank
über sämtliche möglichen Datensätze, weshalb zum Beispiel auch die
Akademikerdaten in einer Liste mit allen Personen verwendet werden
können. Das System wird hier lediglich bei Nichtakademikern für die
Verarbeitung einen leeren Datensatz verwenden, statt diesen von der
Magnetplatte zu lesen.
