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Zusammenfassung

Checkliste Personalsystem

Generierung von Dienstplänen:
Das Optimierungsverfahren

Sind zum Beispiel an einem Tag 24 Mitarbeiter für 15 Jobs verfügbar, erzeugt das Bewertungssystem eine Matrix mit 24 Spalten und 15 Zeilen (also 360 Werten), in welche pro Mann (Zeile) und Job (Spalte) das Ergebnis der Bewertung gespeichert wird.

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Für jede am laufenden Tag mögliche Abwesenheit wird zusätzlich eine Hilfsstelle generiert, weshalb in der Praxis immer mehr Stellen in die Berechnung einfließen, als Jobs zu besetzen sind.

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Umgekehrt werden für die Optimierung alle jene Stellen und Mitarbeiter ausgeschieden, für welche eine fixe Vorgabe vorliegt, zum Beispiel Urlaub oder keine Sonntagsarbeit.

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Insgesamt kann sich damit die Zahl der in die Optimierung einfließenden Stellen und Mitarbeiter für jeden Tag ändern.

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Die für einen Tag ermittelte Wertematrix wird schließlich auf eine quadratische Form (gleich viele Zeilen für Stellen wie Spalten für Mitarbeiter) gebracht. Sind weniger Mitarbeiter als Stellen verfügbar, steht von vornherein fest, dass nicht alle Stellen besetzt werden können, sind umgekehrt mehr Stellen als Mitarbeiter vorhanden, werden entsprechend viele Pseudostellen eingerichtet.

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Sind an einem Tag weniger Mitarbeiter als Stellen verfügbar, prüft das System zunächst, ob es Möglichkeiten gibt, die Stellen doch noch zu besetzen, zum Beispiel durch Streichen von Abwesenheitswünschen.

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Bei diesem Streichen von Abwesenheitswünschen gibt es mehrere Möglichkeiten, weil die Software zwischen Abwesenheiten unterscheidet, die unterbrochen werden dürfen (etwa weil ein Dienstnehmer zum Zeitausgleich eine Woche lang zu Hause bleibt), und solchen, die nicht unterbrochen werden können, weil zum Beispiel ein Dienstnehmer in den Urlaub fliegen will.

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Kann an einem Tag eine Stelle nicht besetzt werden und liegt für diesen Tag eine Abwesenheit vor, die unterbrochen werden kann, wird dieser Abwesenheitswunsch für den laufenden Tag gestrichen. Allerdings prüft das System zusätzlich, ob dies der zweite oder der vorletzte Tag der Abwesenheit ist, um zu verhindern, dass vor oder nach der eingefügten Arbeit nur ein Tag Abwesenheit verbleibt. Wenn es sich um den vorletzten Tag handelt, wird der letzte Tag gleich mit gestrichen. Handelt es sich um den zweiten Tag der Abwesenheit, wird der erste Tag ebenfalls gestrichen und das System kehrt zur Optimierung dieses Tages zurück, weil hier nun ein Mitarbeiter mehr verfügbar ist.

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Liegt bei einem Stellenbesetzungsproblem ein nicht unterbrechbarer Abwesenheitswunsch vor, streicht das System den ganzen Wunsch und führt die Optimierung vom Beginn des Abwesenheitswunsches an neu durch. In diesem Fall kehrt das Programm an den Tag des Abwesenheitsbeginns zurück und optimiert von dort weg die Dienstpläne neu.

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Sind nach Streichen einer Abwesenheit noch immer nicht alle Stellen besetzt und liegen weitere Abwesenheitswünsche vor, wiederholt die Software den obigen Vorgang rekursiv so lange, bis alle Stellen besetzt sind oder keine Abwesenheitswünsche mehr vorliegen.

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Wird ein Abwesenheitswunsch oder einzelne Tage davon gestrichen, kann die Software keinen Ersatz dafür vorsehen. Es hat wenig Sinn, wenn das Programm einen Urlaubswunsch eigenmächtig von Juli auf August verschiebt. Der Mitarbeiter wird von der Streichung verständigt und muss danach einen neuen Wunsch anmelden. Da die Dienstpläne für beliebige Zeiträume vorausberechnet werden können, ist das im Normalfall kein großes Problem: Alle Urlaubswünsche können schon zu Jahresbeginn fixiert werden.

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Können keine Abwesenheitswünsche gestrichen werden, versucht das System, jene Stellen zu finden, deren Nichtbesetzung die wenigsten Nachteile bringt. Für die Optimierung werden dann Pseudomitarbeiter eingefügt, die nach der Optimierung wieder entfernt werden.

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Schließlich liegt für den laufenden Tag der aktuellen Stellengruppe eine quadratische Matrix mit N Spalten und N Zeilen vor, was einem Gleichungssystem mit N Unbekannten entspricht. Dieses Gleichungssystem wird mit OR-Methoden gelöst, wobei die "billigste" Kombination berechnet und für den Dienstplan verwendet wird.

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Sofern nicht mehr Stellen als Mitarbeiter vorliegen, wird auf diese Weise für den laufenden Tag immer die für die vorliegenden Kriterien optimale Lösung gefunden.