|
Da das System neben den vielfältigen Kombinationsmöglichkeiten
auch verschiedene Vorgaben und Einschränkungen durch den Benutzer
berücksichtigen muss, werden die Ergebnisse von vielen
unterschiedlichen Faktoren beeinflusst.
|
|
| Dienstplan erzeugen |
|
Das System sammelt alle zu den Stellen und den dafür in Frage
kommenden Mitarbeitern vorliegenden Informationen und ermittelt
daraus die optimale Lösung, wobei in jedem Fall jene
Variante gefunden wird, bei der alle Vorgaben bestmöglich
berücksichtigt sind - jede andere Kombination wäre weniger gut.
|
|
| Das wichtigste Ziel beim Generieren des Dienstplans
besteht darin, alle Stellen mit geeigneten Mitarbeitern zu
besetzen. |
|
| Dabei werden alle zwingend vorgegebenen
Einschränkungen auf jeden Fall berücksichtigt, auch wenn dadurch
nicht alle Stellen besetzt werden können. |
|
| Die Vorgaben für die einzelnen Mitarbeiter und
Stellen werden bewertet, wonach aus allen möglichen Varianten die optimale
Kombination - also jene, bei denen die Vorgaben am besten
berücksichtigt werden - ausgewählt wird. Wenn es für die
Stellenbesetzung erforderlich ist, können dabei Soll-Vorgaben
abgeschwächt werden. |
|
| Personalmangel |
| Wenn weniger Mitarbeiter verfügbar sind, als Stellen
besetzt werden müssen, ist die Situation relativ einfach: Das
System versucht, Abwesenheitswünsche zu streichen, und wenn das
nicht möglich ist, bleiben einzelne Stellen unbesetzt. |
|
| Allerdings muss das System hier entscheiden, welche
Stellen unbesetzt bleiben. Wenn zum Beispiel für zehn Jobs nur acht
Mitarbeiter verfügbar sind, muss die Generierungssoftware prüfen,
welche beiden Stellen am besten offen bleiben. |
|
| Dazu werden zunächst so viele Hilfsmitarbeiter (in
unserem Beispiel zwei) generiert, dass gleich viele Mitarbeiter wie
Jobs verfügbar sind. Diese Hilfsmitarbeiter werden mit einer extrem
schlechten Bewertung versehen und damit die Optimierung für alle
Stellen ausgeführt. Jene Stellen, an denen sich danach die
Hilfsmitarbeiter befinden, gelten als unbesetzt. |
|
| Personalüberschuss |
| Schwieriger - eigentlich gar nicht - zu lösen ist
für das System eine Situation, in welcher mehr Mitarbeiter als Jobs
verfügbar sind. |
|
| Gibt es zum Beispiel sechs Dienstnehmer, die laut
Arbeitsrhythmus am Mittwoch arbeiten sollten, sind jedoch an diesem
Mittwoch nur fünf Jobs zu vergeben, kann zwangsläufig bei einem
Mitarbeiter der vorgegebene Arbeitsrhythmus nicht eingehalten
werden. Aus der Bewertung aller Arbeitskräfte und der damit
durchgeführten Optimierung ergibt sich, welcher der Dienstnehmer
nicht eingesetzt wird. |
|
| Da das System versucht, Schwächen der Vergangenheit
in den folgenden Zeiträumen wieder auszugleichen, kann eine solche
Situation dazu führen, dass später auch andere Dienstnehmer von
nicht vorgegebenen Maßnahmen betroffen sind. |
|
| Die optimale Situation |
| Sowohl für das System wie auch für das Unternehmen
optimal ist eine Konstellation, in welcher die Zahl der zu
vergebenden Jobs und die dafür verfügbaren Mitarbeiter weitgehend
übereinstimmen und zusätzlich Ersatzkräfte verfügbar sind, die
in Ausnahmefällen (Urlaub, Krankenstand) herangezogen werden
können. |
|
| Sind zu wenig Mitarbeiter vorhanden, steht von
vornherein fest, dass nicht alle Stellen besetzt werden, während es
andererseits für das Unternehmen (noch weniger für die
Dienstplansoftware) kaum sinnvoll ist, mehr Mitarbeiter zu
beschäftigen, als Arbeitsplätze verfügbar sind. |
|
| Auch wenn die Zahl der Mitarbeiter mit jener der Jobs
weitgehend übereinstimmt, hat das System eine nicht leicht zu
lösende Aufgabe: Es muss jeder Stelle ein dafür geeigneter
Dienstnehmer zugeordnet werden, wobei alle Vorgaben und
Einschränkungen möglichst optimal zu berücksichtigen sind. |
|
| Personalreserven |
| Die zum Dienstplan konträre Auswertung liefert eine Übersicht
über die Personalreserven, also über jene Mitarbeiter, die
nicht zum Dienst eingeteilt wurden, obwohl sie verfügbar gewesen
wären. |
|
| Dabei beschränkt sich die Software nicht einfach
darauf, die nicht eingesetzten Mitarbeiter zu zählen, denn vielfach
steht ein Mitarbeiter trotz Nichteinteilung nicht zur Verfügung,
weil er sonst seine Ruhezeit nicht konsumieren könnte. Zusätzlich
prüft das System die Eignung der freien Dienstnehmer für jede
Stelle, denn es nützt nichts, wenn zwar ein Mitarbeiter verfügbar
ist, dieser jedoch nur eingeschränkt verwendet werden kann. |
|
| Diese Übersicht kann einerseits zur Überwachung der
kritischen Phasen genutzt werden, also jener Tage, an denen
alle Dienstnehmer im Einsatz und daher keinerlei Reserven verfügbar
sind. |
|
| Umgekehrt liefert das System Informationen zu jenen
Phasen, in denen ein Personalüberschuss besteht, also weniger
Stellen als verfügbare Mitarbeiter zu verarbeiten waren. Diese
Informationen können beispielsweise zur Planung von
Schulungsmaßnahmen genutzt werden. |
|
| Flexibilität und Produktivität |
| Die Vorgaben können für jeden Mitarbeiter und jede
Stelle individuell festgelegt und jederzeit angepasst werden. |
|
| Die Dienstpläne können bei Bedarf für beliebige
Dienstplangruppen und Zeiträume neu generiert werden, was immer in
wenigen Sekunden erledigt ist. |
|
| Damit ergibt sich eine immense Reduktion des
administrativen Aufwands in der Personaleinsatzplanung, die
innerhalb kürzester Zeit auf neue Gegebenheiten reagieren und die
Planung an geänderte Voraussetzungen anpassen kann. |
|
| Abgleich mit der Zeitwirtschaft |
| Zur Überwachung der Arbeitszeiten können die
Dienstpläne in das Zeitwirtschaftssystem von MIBS integriert
werden. |
|
| Hier können die aufgezeichneten Anwesenheitszeiten
mit den im Dienstplan vorgesehenen Einsatzzeiten verglichen werden. |
|
| Allfällige Abweichungen muss dann die zuständige
Führungsperson beurteilen. |
|
| Information der Mitarbeiter |
| Die Mitarbeiter und Führungskräfte können über
das Mitarbeiterportal
InfoLink mit jedem Browser im Intranet die Dienstpläne
abrufen. |
|
| Im Portal sind neben den Dienstplänen Übersichten
über Abwesenheiten und Urlaubspläne verfügbar. |
|
| Auf diesem Weg werden auch Abwesenheitswünsche
angemeldet und geprüft. |
|
| Bei Änderungen der Dienstpläne werden die
betroffenen Mitarbeiter automatisch per E-Mail informiert. |
